# Datenschutzerklärung | CogniVis

> Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu Cookies und zu den Datenschutzbestimmungen von CogniVis.

Datenschutz und Daten

## Datenschutzerklärung

Gültig ab 5. Oktober 2026

Diese Erklärung betrifft den Dienst cognivis.ai sowie unsere Geschäftsbeziehungen und die Betreuung der CogniVis-Plattform. Sie beschreibt die Situationen, in denen wir selbst über die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheiden. Daten von Gästen und Beschäftigten, die wir im Auftrag eines Hotels oder eines anderen Kunden verarbeiten, behandeln wir gesondert weiter unten.

## Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortliche sind Dawid Adach und Michał Szymański, die gemeinsam unter StartupFlow Dawid Adach, Michał Szymański S.C., ul. Kijowska 7/49, 03-738 Warszawa, NIP 1132911940, REGON 364673139, unter der Marke CogniVis tätig sind. Für Datenschutzfragen, die Ausübung Ihrer Rechte und Sicherheitsvorfälle schreiben Sie an [support@cognivis.ai](mailto:support@cognivis.ai). Unter derselben Adresse erhalten Sie Informationen zu den Garantien für Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb des EWR.

## Wann und welche Daten wir erhalten

- Beim Besuch der Website: IP-Adresse, Geräte- und Browserkennungen, Adressen der besuchten Unterseiten, ungefähre technische Angaben, sicherheitsbezogene Ereignisse und Ihre Cookie-Einstellungen. Optionale Analyse, Werbung und eingebettete Medien richten sich nach Ihren Einwilligungseinstellungen.

- Bei der Kontaktaufnahme, Buchung eines Gesprächs, Anmeldung zu einer Schulung, dem Download von Materialien oder dem Absenden eines Formulars: Vorname, Nachname, Unternehmen, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalt und die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen Daten. Wenn Sie Google Calendar zur Buchung verwenden, übermitteln Sie Daten auch an den Betreiber dieses Tools.

- Bei der Bestellung der Plattform oder Nutzung eines Testzeitraums: Daten des Unternehmens, seiner Vertreter und Ansprechpartner, Adresse, NIP/USt-IdNr., Land der Geschäftstätigkeit und Ort des Leistungsempfangs, ausgewählter Tarif, Konfiguration sowie die Historie von Bestellungen, Aktivierungen, Support, Zahlungen und Rechnungen. Ihre Kartendaten geben Sie bei Stripe ein; die vollständige Kartennummer und den CVC-Code erhalten wir nicht.

- Bei einem Konto oder der Kontaktaufnahme mit dem Support: Identitäts- und Kontaktdaten, Berechtigungen, Zugriffsprotokolle, Korrespondenz sowie zur Lösung des Anliegens erforderliche Informationen.

Die Daten können direkt von Ihnen, Ihrem Arbeitgeber oder einem die Dienstleistung bestellenden Kollegen, aus geschäftlicher Korrespondenz, einer Anfrage oder öffentlich zugänglichen Informationen über die Vertretungsberechtigung des Unternehmens stammen. Wenn wir Ihre Daten von einer anderen Person erhalten, beschränken wir den Umfang auf die für die geschäftliche Beziehung erforderlichen Daten.

## Zwecke und Rechtsgrundlagen

| Zweck | Rechtsgrundlage der DSGVO |
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| Beantwortung einer Anfrage, Erstellung eines Angebots, Vereinbarung eines Gesprächs und Maßnahmen vor Abschluss eines Vertrags | Art. 6 Abs. 1 lit. b, wenn Sie im eigenen Namen handeln; in den übrigen Fällen lit. f, unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung der Anfrage und der B2B-Beziehung |
| Abschluss und Durchführung des Vertrags, Testzeitraum, Bereitstellung eines Kontos, Support, Abrechnung und Kontakt mit Vertretern des Kunden | Art. 6 Abs. 1 lit. b gegenüber der Person, die Vertragspartei ist; gegenüber den übrigen Personen lit. f, die ordnungsgemäße Durchführung der Kundenbeziehung |
| Rechnungen, Steuern, buchhalterische Pflichten sowie die Bearbeitung gesetzlich vorgeschriebener Anfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. c |
| Sicherheit der Website und der Plattform, Verhinderung von Missbrauch, Prüfung von Ereignissen sowie Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen | Art. 6 Abs. 1 lit. f, Schutz der Dienste und der Rechte der Parteien |
| Newsletter und andere Marketingmitteilungen, sofern dafür eine Einwilligung erforderlich ist | Art. 6 Abs. 1 lit. a sowie die jeweils erforderliche Einwilligung für den Kommunikationskanal; Sie können sie jederzeit widerrufen |
| B2B-Kontakt zu unserem Angebot, soweit er ohne gesonderte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig ist | Art. 6 Abs. 1 lit. f, Vermarktung eigener Dienste; erforderliche Einwilligungen für den konkreten Kanal und Widersprüche beachten wir |
| Optionale Analyse-, Werbe-Cookies und eingebettete Medien | Art. 6 Abs. 1 lit. a; notwendige Cookies und die Speicherung der Einwilligungsentscheidung: Art. 6 Abs. 1 lit. f |

Die Angabe von Daten in Formularen ist freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir jedoch nicht antworten oder Materialien zusenden. Für eine Bestellung benötigen wir Unternehmensdaten, Angaben zur berechtigten Person, die Rechnungsadresse und die zur steuerlichen Einordnung erforderlichen Daten. Ohne diese Angaben können wir die Bestellung nicht annehmen. Steuerlich gesetzlich vorgeschriebene Daten sind im Umfang dieser Vorschriften verpflichtend.

## Die Plattform und Kundendaten von Gästen

Ein Hotel oder ein anderer Kunde entscheidet grundsätzlich über die Zwecke und die Art der Verarbeitung der Daten seiner Gäste, Gesprächspartner und Beschäftigten. In diesem Umfang ist er Verantwortlicher, während CogniVis als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und dokumentierter Weisungen tätig ist. Dies betrifft beispielsweise Nachrichten, Aufzeichnungen und Transkripte des KI-Telefons, Dokumente in der Wissensdatenbank oder Inhalte, die über Kanäle des Kunden übermittelt werden. Diese Erklärung ersetzt weder die Datenschutzinformationen des Kunden für seine Gäste noch den Auftragsverarbeitungsvertrag. Fragen zum Inhalt eines Gesprächs, zur Grundlage einer Aufzeichnung oder zu Rechten im Zusammenhang mit einem Aufenthalt richten Sie bitte zunächst an den Betrieb, mit dem Sie Kontakt hatten. Wir unterstützen ihn bei der Erfüllung seiner Pflichten. Als eigenständiger Verantwortlicher verarbeiten wir dagegen unsere eigene Geschäftsbeziehung, Rechnungen, Konten von Ansprechpartnern und die Sicherheit unserer Dienste.

## Empfänger und Anbieter

Zugriff haben autorisierte Personen von CogniVis sowie Anbieter, soweit dies zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist:

- Stripe verarbeitet das Zahlungsformular, die Zahlungsmethode, Abonnements und Rechnungen. Render betreibt das Backend der Abrechnung und die Bestelldatenbank; dies ist nicht die Datenbank für Gespräche mit Gästen.

- Google Workspace, das in unserer Geschäftsbeziehung von Google Cloud Poland Sp. z o.o. bereitgestellt wird, dient der E-Mail-Kommunikation, den Dokumenten und der Organisation von Gesprächen. Die Buchung eines Gesprächs über Google Calendar erfolgt ebenfalls in der Google-Umgebung.

- Kit (ehemals ConvertKit) verarbeitet Anmeldeformulare und versendet Materialien oder Newsletter, sofern ein entsprechendes Formular bereitgestellt wird.

- Anbieter für das Hosting der Website und Sicherheitstools sowie, ausschließlich nach entsprechender Einwilligung, für Analyse, Werbung und eingebettete Medien. Je nach verwendeter Unterseite und Einstellungen können dies Google, Microsoft Clarity, Meta und YouTube sein.

- MDBS Dawid Adach, Michał Szymański, Sebastian Kaczmarek s.c. (NIP 1133081877) kann uns bei individuellen Konfigurationen und Integrationen mit begrenztem Zugriff auf die erforderlichen Daten unterstützen.

Je nach gewählter Konfiguration der Plattform können OpenAI Ireland Ltd, Eleven Labs Inc. und Twilio Ireland Limited Unterauftragsverarbeiter der vom Kunden anvertrauten Daten sein. Integrationen mit Meta, etwa WhatsApp, Messenger und Instagram, verwenden Konten und Dienste dieses Anbieters; bei bestimmten Vorgängen kann Meta Daten nach eigenen Regeln verarbeiten. Die eigenen Server von CogniVis befinden sich in Warszawa. OVH sp. z o.o. ist ein möglicher, derzeit nicht eingesetzter Anbieter von Sicherungskopien; wir führen ihn nicht als aktuellen Datenempfänger. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter der Plattform ist Bestandteil des jeweils maßgeblichen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Wir übermitteln Daten auch an Behörden, Gerichte und die Buchhaltung, wenn dies erforderlich und rechtlich gerechtfertigt ist. Der Zahlungsdienstleister, der Betreiber eines Kommunikationskanals oder das Buchungstool kann nach Maßgabe seiner eigenen Datenschutzrichtlinie auch als eigenständiger Verantwortlicher tätig sein.

## Übermittlungen außerhalb des EWR

Der bloße Standort eines Servers in Polen oder die Auswahl einer EU-Region bedeutet nicht, dass jeder Vorgang eines Anbieters innerhalb des EWR bleibt. Support, Metadaten und einzelne Dienste können einen Zugriff von außerhalb des EWR beinhalten. Wenn wir Daten in ein Drittland übermitteln, wenden wir eine geeignete Grundlage nach Kapitel V der DSGVO an: einen Angemessenheitsbeschluss, auch gegenüber einem berechtigten Empfänger im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework, oder geeignete Garantien, beispielsweise Standardvertragsklauseln zusammen mit erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen. Informationen zur konkreten Grundlage der Übermittlung können Sie unter der oben genannten E-Mail-Adresse anfordern.

## Wie lange wir Daten speichern

- Daten aus Anfragen und Kontakten speichern wir für die Dauer der Bearbeitung des Anliegens und einer anschließenden berechtigten Geschäftsbeziehung sowie danach nur für den Zeitraum, der zur Abwehr oder Geltendmachung von Ansprüchen erforderlich ist.

- Vertrags-, Konto-, Support- und Bestelldaten speichern wir während der Vertrags- oder Leistungsdauer und danach in dem Umfang, der gesetzlich vorgeschrieben ist oder wegen möglicher Ansprüche erforderlich sein kann. Steuer- und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir für den gesetzlichen Zeitraum auf, grundsätzlich bis zum Ablauf der Verjährungsfrist der Steuerschuld.

- Newsletterdaten speichern wir bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zur Einstellung des Versands; Daten, die für auf berechtigtem Interesse beruhendes Marketing verwendet werden, bis zu einem wirksamen Widerspruch oder bis zum Wegfall dieses Zwecks. Wir bewahren einen minimalen Vermerk über die Ablehnung auf, damit wir sie beachten können.

- Die Speicherung der Cookie-Einstellungen erfolgt bis zu 180 Tage, sofern Sie Ihre Entscheidung nicht vorher ändern oder die Einstellungen im Browser löschen. Die Speicherfristen der Cookies externer Anbieter können abweichen.

Für Daten, die im Auftrag des Kunden verarbeitet werden, sieht der Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag gesondert 30 Tage für aktivierte Audioaufzeichnungen und 90 Tage für Textgespräche, Transkripte und Sicherheitsprotokolle sowie darin beschriebene Regeln für Rückgabe, Löschung und Kopien vor. Dies sind nicht die Speicherfristen für Rechnungen oder Kontaktdaten von CogniVis als Verantwortlichem.

## Cookies und eingebettete Inhalte

Notwendige Mechanismen gewährleisten den Betrieb und die Sicherheit der Website und speichern Ihre Datenschutzentscheidung. Die übrigen Kategorien können Sie getrennt aktivieren: Analyse (Nutzungsstatistiken), Marketing (Messung von Werbung und gegebenenfalls Zuordnung von Werbezielgruppen) und externe Medien (z. B. YouTube-Videos). Standardmäßig erteilen Sie für diese drei Kategorien keine Einwilligung. YouTube-Videos werden erst nach Ihrer Einwilligung in externe Medien geladen. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über die auf der Website sichtbare Schaltfläche für Cookie-Einstellungen ändern. Der Widerruf der Einwilligung wirkt für die Zukunft. Wir bemühen uns außerdem, bekannte optionale Cookies unserer eigenen Domain zu löschen; von anderen Domains gespeicherte Cookies müssen gegebenenfalls bei deren Betreiber oder im Browser entfernt werden.

## Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, Datenübertragbarkeit verlangen. Sie können der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; gegen Direktmarketing können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Eine Einwilligung können Sie widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an [support@cognivis.ai](mailto:support@cognivis.ai). Wir können um die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlichen Angaben bitten. Wir antworten innerhalb der sich aus der DSGVO ergebenden Frist, grundsätzlich innerhalb eines Monats.

Sie haben das Recht, beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten oder bei einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde im EWR Beschwerde einzulegen. Weitere Informationen: [uodo.gov.pl](https://uodo.gov.pl/).

## Automatisierte Entscheidungen und Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir treffen gegenüber Besuchern und Personen, die die Dienstleistung kaufen, keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Der Preisrechner und die vorläufige Steuerberechnung ersetzen keine Prüfung der Bestellung. Wenn wir diese Erklärung ändern, veröffentlichen wir auf dieser Seite ein neues Datum und den neuen Inhalt; über wesentliche Änderungen, die eine gesonderte Information erfordern, informieren wir die entsprechenden Personen.

Quellseite: [Datenschutzerklärung | CogniVis](https://cognivis.ai/de/privacy-policy/)