# Política de privacidad | CogniVis

> Información sobre el tratamiento de datos personales, las cookies y las normas de protección de la privacidad en CogniVis.

Privacidad y datos

## Política de privacidad

Vigente desde el 5 de octubre de 2026

Esta política se aplica al servicio cognivis.ai, a nuestra relación comercial y a la gestión de la Plataforma CogniVis. Explica las situaciones en las que decidimos por nosotros mismos los fines del tratamiento de datos. Los datos de huéspedes y empleados tratados por cuenta de un hotel u otro cliente se describen por separado más abajo.

## Responsable y contacto

Los responsables del tratamiento son Dawid Adach y Michał Szymański, que ejercen conjuntamente la actividad bajo la denominación StartupFlow Dawid Adach, Michał Szymański S.C., ul. Kijowska 7/49, 03-738 Varsovia, NIP 1132911940, REGON 364673139, bajo la marca CogniVis. Para cuestiones de privacidad, ejercicio de derechos o incidentes, escribe a [support@cognivis.ai](mailto:support@cognivis.ai). Esta misma dirección sirve para solicitar información sobre las garantías de las transferencias de datos fuera del EEE.

## Cuándo y qué datos recibimos

- Cuando visitas el sitio web: dirección IP, identificadores del dispositivo y del navegador, direcciones de las subpáginas visitadas, datos técnicos aproximados, eventos relacionados con la seguridad y elecciones relativas a las cookies. La analítica, la publicidad y los medios incrustados opcionales funcionan conforme a la configuración del consentimiento.

- Cuando te pones en contacto con nosotros, reservas una reunión, te inscribes en una formación, descargas materiales o envías un formulario: nombre, apellidos, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono, contenido del mensaje y datos necesarios para gestionar la solicitud. Si utilizas Google Calendar para reservar, también proporcionas los datos al operador de esa herramienta.

- Cuando contratas la Plataforma o utilizas una prueba: datos de la empresa, de sus representantes y personas de contacto, dirección, NIF/identificador de IVA, país en el que se desarrolla la actividad y lugar de recepción del servicio, plan elegido, configuración, historial del pedido, activación, soporte, pagos y facturas. Introduces los datos de la tarjeta en Stripe; no recibimos el número completo de la tarjeta ni el código CVC.

- Cuando tienes una cuenta o te pones en contacto con soporte: datos identificativos y de contacto, permisos, registros de acceso, correspondencia e información necesaria para resolver el asunto.

Los datos pueden proceder directamente de ti, de tu empleador o de un compañero que contrata el servicio, de correspondencia profesional, de una solicitud o de información públicamente disponible sobre la representación de la empresa. Si recibimos tus datos de otra persona, limitamos su alcance a la relación profesional necesaria.

## Finalidades y bases jurídicas

| Finalidad | Base jurídica del RGPD |
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| Responder a consultas, preparar ofertas, concertar reuniones y realizar actuaciones previas a la celebración del contrato | Art. 6, apdo. 1, letra b, cuando actúas en nombre propio; en los demás casos, letra f, nuestro interés legítimo en gestionar la consulta y la relación B2B |
| Celebrar y ejecutar el contrato, ofrecer la prueba, proporcionar acceso a la cuenta, prestar soporte, realizar liquidaciones y contactar con los representantes del cliente | Art. 6, apdo. 1, letra b, respecto de la persona que es parte del contrato; respecto de las demás personas, letra f, la correcta ejecución de la relación con el cliente |
| Facturas, impuestos, obligaciones contables y gestión de solicitudes exigidas legalmente | Art. 6, apdo. 1, letra c |
| Seguridad del sitio y de la Plataforma, prevención de abusos, auditoría de eventos y ejercicio o defensa de reclamaciones | Art. 6, apdo. 1, letra f, protección de los servicios y de los derechos de las partes |
| Boletines y otras comunicaciones de marketing cuando requieren consentimiento | Art. 6, apdo. 1, letra a, y el consentimiento correspondiente al canal de comunicación; puedes retirarlo en cualquier momento |
| Contacto B2B relativo a la oferta cuando está permitido sin un consentimiento separado para el tratamiento de datos | Art. 6, apdo. 1, letra f, marketing de nuestros propios servicios; respetamos los consentimientos exigidos para cada canal y el derecho de oposición |
| Cookies opcionales de analítica, publicidad y medios incrustados | Art. 6, apdo. 1, letra a; cookies necesarias y registro de la elección de consentimiento: art. 6, apdo. 1, letra f |

Facilitar datos en un formulario es voluntario, pero sin los datos de contacto no podremos responder ni enviar materiales. Para realizar un pedido se necesitan los datos de la empresa, de la persona autorizada, la dirección de facturación y los datos necesarios para determinar los impuestos; sin ellos no aceptaremos el pedido. Los datos exigidos por la normativa tributaria son obligatorios en la medida establecida por dicha normativa.

## La Plataforma y los datos de los huéspedes del cliente

Por regla general, el hotel u otro cliente decide los fines y la forma de tratar los datos de sus huéspedes, interlocutores y empleados. En este ámbito, es el responsable del tratamiento y CogniVis actúa como encargado del tratamiento sobre la base de un acuerdo de encargo y de instrucciones documentadas. Esto incluye, por ejemplo, mensajes, grabaciones y transcripciones del Teléfono AI, documentos de la Base de Conocimientos o contenidos transmitidos desde los canales del cliente. Esta política no sustituye el aviso de privacidad del cliente dirigido a sus huéspedes ni el acuerdo de encargo. Las preguntas sobre el contenido de una conversación, la base jurídica de una grabación o los derechos relacionados con la estancia deben dirigirse primero al establecimiento con el que te pusiste en contacto. Le ayudaremos a cumplir sus obligaciones. Como responsable independiente, gestionamos nuestra propia relación comercial, las facturas, las cuentas de las personas de contacto y la seguridad de nuestros servicios.

## Destinatarios y proveedores

Tienen acceso las personas autorizadas de CogniVis y los proveedores, en la medida necesaria para cumplir la finalidad:

- Stripe gestiona el formulario de pago, el método de pago, las suscripciones y las facturas. Render gestiona el backend de facturación y la base de datos de pedidos; no es la base de datos de conversaciones de los huéspedes.

- Google Workspace, proporcionado en nuestra relación por Google Cloud Poland Sp. z o.o., se utiliza para el correo electrónico, los documentos y la organización de reuniones. La reserva de una reunión mediante Google Calendar también tiene lugar en el entorno de Google.

- Kit (antes ConvertKit) gestiona los formularios de suscripción y el envío de materiales o boletines cuando se ofrece dicho formulario.

- Proveedores de alojamiento del sitio web y de herramientas de seguridad y, exclusivamente tras obtener el consentimiento correspondiente, proveedores de analítica, publicidad y medios incrustados. Según la subpágina utilizada y la configuración elegida, pueden ser servicios de Google, Microsoft Clarity, Meta y YouTube.

- MDBS Dawid Adach, Michał Szymański, Sebastian Kaczmarek s.c. (NIP 1133081877) puede ayudarnos con configuraciones e integraciones individuales, con acceso limitado a los datos necesarios.

Según la configuración elegida de la Plataforma, pueden ser subencargados de los datos confiados por el cliente OpenAI Ireland Ltd, Eleven Labs Inc. y Twilio Ireland Limited. Las integraciones con Meta, como WhatsApp, Messenger e Instagram, utilizan las cuentas y los servicios de ese operador; en determinadas actividades, Meta puede tratar los datos conforme a sus propias reglas. Los servidores propios de CogniVis se encuentran en Varsovia. OVH sp. z o.o. es un posible proveedor de copias de seguridad, no activado actualmente; no lo presentamos como destinatario actual de los datos. La lista vigente de subencargados de la Plataforma forma parte del acuerdo de encargo correspondiente.

También comunicamos datos a autoridades públicas, tribunales y servicios de contabilidad cuando es necesario y está jurídicamente justificado. El proveedor de pagos, el operador del canal de comunicación o la herramienta de reservas también pueden actuar como responsables independientes conforme a su propia política.

## Transferencias fuera del EEE

El mero hecho de que el servidor esté situado en Polonia o de elegir una región de la UE no significa que todas las operaciones del proveedor permanezcan en el EEE. El soporte, los metadatos y algunos servicios pueden implicar acceso desde fuera del EEE. Si transferimos datos a un tercer país, aplicamos una base jurídica adecuada del capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación, incluso respecto de un destinatario habilitado en el marco del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., o garantías adecuadas, como cláusulas contractuales tipo junto con las medidas adicionales necesarias. Puedes solicitar por correo electrónico, en la dirección indicada arriba, información sobre la base concreta de una transferencia.

## Cuánto tiempo conservamos los datos

- Conservamos los datos de consultas y contactos durante la gestión del asunto y durante la relación comercial posterior justificada; después, únicamente durante el tiempo necesario para ejercer o defender reclamaciones.

- Conservamos los datos del contrato, de la cuenta, del soporte y del pedido durante la prestación del servicio y posteriormente en la medida exigida por la ley y por posibles reclamaciones. Conservamos los documentos fiscales y contables durante el plazo establecido legalmente, por regla general hasta que expire el plazo de prescripción de la obligación tributaria.

- Conservamos los datos del boletín hasta que retires el consentimiento o finalice el envío; los datos utilizados para marketing basado en el interés legítimo, hasta que la oposición sea efectiva o cese dicha finalidad. Conservamos un registro mínimo de la negativa para respetarla.

- El registro de la configuración de cookies se conserva hasta 180 días, salvo que cambies antes tu decisión o lo elimines en el navegador. Los periodos de conservación de las cookies de proveedores externos pueden variar.

En relación con los datos tratados por cuenta del cliente, el acuerdo estándar de encargo establece por separado 30 días para las grabaciones de audio activadas y 90 días para las conversaciones de texto, las transcripciones y los registros de seguridad, con las reglas de devolución, eliminación y copias descritas en él. Estos no son los periodos de conservación de las facturas ni de los datos de contacto de CogniVis como responsable del tratamiento.

## Cookies y contenidos incrustados

Los mecanismos necesarios garantizan el funcionamiento del sitio, la seguridad y el recuerdo de la elección de privacidad. Las demás categorías pueden activarse por separado: analítica (estadísticas de uso), marketing (medición de la publicidad y posible adaptación de las audiencias publicitarias) y medios externos (por ejemplo, vídeos de YouTube). Por defecto, no prestas consentimiento para estas tres categorías. Los vídeos de YouTube se cargan después de prestar consentimiento para los medios. Puedes cambiar la configuración en cualquier momento mediante el botón de configuración de cookies visible en el sitio. La retirada del consentimiento surte efecto para el futuro; también intentamos eliminar las cookies opcionales conocidas de nuestro propio dominio, pero las cookies guardadas por otros dominios pueden requerir ajustes del operador correspondiente o del navegador.

## Tus derechos

Puedes solicitar el acceso a los datos, su rectificación, supresión y limitación del tratamiento y, cuando se cumplan los requisitos, su portabilidad. Puedes oponerte al tratamiento basado en nuestro interés legítimo por motivos relacionados con tu situación; respecto del marketing directo, puedes oponerte siempre. Puedes retirar el consentimiento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado anteriormente. Para ejercer tus derechos, escribe a [support@cognivis.ai](mailto:support@cognivis.ai). Podemos solicitar la información necesaria para confirmar tu identidad. Responderemos dentro del plazo establecido por el RGPD, por regla general en el plazo de un mes.

Tienes derecho a presentar una reclamación ante el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales de Polonia o ante otra autoridad de control competente del EEE. Más información: [uodo.gov.pl](https://uodo.gov.pl/).

## Decisiones automatizadas y cambios en la política

No tomamos respecto de los visitantes ni de las personas que compran el servicio decisiones basadas exclusivamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o les afecten de manera similar y significativa. La calculadora de precios y el cálculo preliminar de impuestos no sustituyen la verificación del pedido. Si modificamos esta política, publicaremos en esta página la nueva fecha y el nuevo contenido; informaremos de los cambios importantes que requieran una comunicación separada a las personas correspondientes.

Página de origen: [Política de privacidad | CogniVis](https://cognivis.ai/es/privacy-policy/)