# Polityka prywatności | CogniVis

> Informacje o przetwarzaniu danych osobowych, plikach cookies i zasadach ochrony prywatności w CogniVis.

Prywatność i dane

## Polityka prywatności

Obowiązuje od 5 października 2026 r.

Polityka dotyczy serwisu cognivis.ai oraz relacji handlowych i obsługi Platformy CogniVis. Opisuje sytuacje, w których sami decydujemy o celach przetwarzania danych. Dane gości i pracowników przetwarzane na zlecenie hotelu lub innego klienta opisujemy osobno poniżej.

## Administrator i kontakt

Administratorem jest Dawid Adach i Michał Szymański, prowadzący wspólnie działalność jako StartupFlow Dawid Adach, Michał Szymański S.C., ul. Kijowska 7/49, 03-738 Warszawa, NIP 1132911940, REGON 364673139, działający pod marką CogniVis. W sprawach prywatności, realizacji praw i incydentów napisz na [support@cognivis.ai](mailto:support@cognivis.ai). Ten sam adres służy do uzyskania informacji o zabezpieczeniach transferu danych poza EOG.

## Kiedy i jakie dane otrzymujemy

- Gdy odwiedzasz stronę: adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, adresy odwiedzonych podstron, przybliżone dane techniczne, zdarzenia związane z bezpieczeństwem oraz wybory dotyczące cookies. Opcjonalna analityka, reklama i osadzone media działają zgodnie z ustawieniami zgody.

- Gdy kontaktujesz się z nami, rezerwujesz spotkanie, zapisujesz na szkolenie, pobierasz materiały lub wysyłasz formularz: imię, nazwisko, firmę, stanowisko, e-mail, telefon, treść wiadomości i dane potrzebne do obsługi zgłoszenia. Jeżeli używasz Google Calendar do rezerwacji, dane przekazujesz także operatorowi tego narzędzia.

- Gdy zamawiasz Platformę lub korzystasz z triala: dane firmy, jej reprezentantów i osób kontaktowych, adres, NIP/VAT ID, kraj prowadzenia działalności i miejsce otrzymania usługi, wybrany plan, konfigurację, historię zamówienia, aktywacji, wsparcia, płatności i faktur. Dane karty wprowadzasz w Stripe; nie otrzymujemy pełnego numeru karty ani kodu CVC.

- Gdy masz konto lub kontaktujesz się z pomocą: dane identyfikacyjne i kontaktowe, uprawnienia, logi dostępu, korespondencję oraz informacje konieczne do rozwiązania sprawy.

Dane mogą pochodzić bezpośrednio od Ciebie, Twojego pracodawcy lub współpracownika zamawiającego usługę, z firmowej korespondencji, zgłoszenia lub publicznie dostępnych informacji o reprezentacji firmy. Jeśli otrzymamy Twoje dane od kogoś innego, zakres ograniczamy do potrzebnej relacji służbowej.

## Cele i podstawy prawne

| Cel | Podstawa RODO |
| --- | --- |
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, umówienie spotkania i działania przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b, gdy działasz we własnym imieniu; w pozostałych przypadkach lit. f, nasz uzasadniony interes w obsłudze zapytania i relacji B2B |
| Zawarcie i wykonanie umowy, trial, udostępnienie konta, wsparcie, rozliczenia i kontakt z reprezentantami klienta | art. 6 ust. 1 lit. b wobec osoby będącej stroną umowy; wobec pozostałych osób lit. f, prawidłowa realizacja relacji z klientem |
| Faktury, podatki, obowiązki rachunkowe oraz obsługa prawnie wymaganych żądań | art. 6 ust. 1 lit. c |
| Bezpieczeństwo strony i Platformy, zapobieganie nadużyciom, audyt zdarzeń, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f, ochrona usług i praw stron |
| Newsletter i inne komunikaty marketingowe, jeśli wymagają zgody | art. 6 ust. 1 lit. a oraz właściwa zgoda na kanał komunikacji; możesz ją cofnąć w każdej chwili |
| Kontakt B2B dotyczący oferty, gdy jest dopuszczalny bez odrębnej zgody na przetwarzanie danych | art. 6 ust. 1 lit. f, marketing własnych usług; respektujemy wymagane zgody na konkretny kanał i sprzeciw |
| Opcjonalne cookies analityczne, reklamowe i osadzone media | art. 6 ust. 1 lit. a; niezbędne cookies i zapis wyboru zgody: art. 6 ust. 1 lit. f |

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie odpowiemy ani nie wyślemy materiałów. Do zamówienia potrzebne są dane firmy, osoby uprawnionej, adres do faktury i dane wymagane do ustalenia podatku; bez nich nie przyjmiemy zamówienia. Dane wymagane przepisami podatkowymi są obowiązkowe w zakresie tych przepisów.

## Platforma a dane gości klienta

Hotel lub inny klient co do zasady decyduje o celach i sposobie obsługi swoich gości, rozmówców i pracowników. W tym zakresie jest administratorem danych, a CogniVis działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia i udokumentowanych poleceń. Dotyczy to na przykład wiadomości, nagrań i transkrypcji Telefonu AI, dokumentów w Bazie Wiedzy czy treści przekazanych z kanałów klienta. Ta polityka nie zastępuje informacji o prywatności klienta dla jego gości ani umowy powierzenia. Pytania o treść rozmowy, podstawę nagrania lub prawa związane z pobytem skieruj najpierw do obiektu, z którym się kontaktowałeś. Pomożemy mu wykonać jego obowiązki. Jako odrębny administrator obsługujemy natomiast własną relację handlową, faktury, konta osób kontaktowych i bezpieczeństwo naszych usług.

## Odbiorcy i dostawcy

Dostęp mają upoważnione osoby CogniVis oraz dostawcy w zakresie potrzebnym do realizacji celu:

- Stripe obsługuje formularz płatności, metodę płatności, subskrypcje i faktury. Render obsługuje backend rozliczeń i bazę zamówień; to nie jest baza rozmów gości.

- Google Workspace, dostarczane w naszej relacji przez Google Cloud Poland Sp. z o.o., służy do poczty, dokumentów i organizacji spotkań. Rezerwacja spotkania poprzez Google Calendar odbywa się także w środowisku Google.

- Kit (dawniej ConvertKit) obsługuje formularze zapisów i wysyłkę materiałów lub newslettera tam, gdzie taki formularz jest udostępniony.

- Dostawcy hostingu witryny, narzędzi bezpieczeństwa oraz, wyłącznie po odpowiedniej zgodzie, analityki, reklam i mediów osadzonych. Mogą to być usługi Google, Microsoft Clarity, Meta i YouTube zależnie od użytej podstrony i ustawień.

- MDBS Dawid Adach, Michał Szymański, Sebastian Kaczmarek s.c. (NIP 1133081877) może wspierać nas przy indywidualnych konfiguracjach i integracjach, z ograniczonym dostępem do potrzebnych danych.

W ramach wybranej konfiguracji Platformy podprocesorami danych powierzonych przez klienta mogą być OpenAI Ireland Ltd, Eleven Labs Inc. i Twilio Ireland Limited. Integracje z Meta, takie jak WhatsApp, Messenger i Instagram, wykorzystują konta i usługi tego operatora; w wybranych działaniach Meta może przetwarzać dane na własnych zasadach. Własne serwery CogniVis znajdują się w Warszawie. OVH sp. z o.o. jest możliwym, nieuruchomionym obecnie, dostawcą kopii zapasowych; nie przedstawiamy go jako aktualnego odbiorcy danych. Bieżący wykaz podprocesorów Platformy jest elementem właściwej umowy powierzenia.

Dane udostępniamy też organom publicznym, sądom i księgowości, jeśli jest to konieczne i prawnie uzasadnione. Dostawca płatności, operator kanału komunikacji czy narzędzie do rezerwacji może działać również jako odrębny administrator na zasadach swojej polityki.

## Transfer poza EOG

Samo położenie serwera w Polsce lub wybór regionu UE nie oznacza, że każda operacja dostawcy pozostaje w EOG. Wsparcie, metadane i niektóre usługi mogą wiązać się z dostępem spoza EOG. Jeśli przekazujemy dane do państwa trzeciego, stosujemy właściwą podstawę z rozdziału V RODO: decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, w tym wobec uprawnionego odbiorcy w ramach EU-US Data Privacy Framework, albo odpowiednie zabezpieczenia, na przykład standardowe klauzule umowne wraz z niezbędnymi środkami dodatkowymi. Informacji o konkretnej podstawie transferu możesz zażądać przez e-mail wskazany wyżej.

## Jak długo przechowujemy dane

- Dane zapytań i kontaktów przechowujemy przez czas obsługi sprawy i dalszej uzasadnionej relacji handlowej, a potem tylko przez okres potrzebny do obrony lub dochodzenia roszczeń.

- Dane umowy, konta, wsparcia i zamówienia przechowujemy przez czas trwania usługi oraz później w zakresie wymaganym przez prawo i możliwe roszczenia. Dokumenty podatkowe i księgowe przechowujemy przez ustawowy okres, co do zasady do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

- Dane newslettera przechowujemy do wycofania zgody lub zakończenia wysyłki; dane używane do marketingu opartego na uzasadnionym interesie do skutecznego sprzeciwu lub ustania tego celu. Zachowujemy minimalny ślad odmowy, aby jej przestrzegać.

- Zapis ustawień cookies jest przechowywany do 180 dni, chyba że wcześniej zmienisz decyzję lub usuniesz go w przeglądarce. Okresy cookies dostawców zewnętrznych mogą się różnić.

W odniesieniu do danych przetwarzanych na zlecenie klienta standardowa umowa powierzenia przewiduje osobno 30 dni dla włączonych nagrań audio oraz 90 dni dla rozmów tekstowych, transkrypcji i logów bezpieczeństwa, z opisanymi w niej zasadami zwrotu, usuwania i kopii. To nie są okresy przechowywania faktur ani danych kontaktowych CogniVis jako administratora.

## Cookies i osadzone treści

Niezbędne mechanizmy zapewniają działanie strony, bezpieczeństwo i zapamiętanie wyboru prywatności. Pozostałe kategorie możesz włączyć oddzielnie: analityka (statystyki korzystania), marketing (pomiar reklam i ewentualne dopasowanie odbiorców reklam) i media zewnętrzne (np. filmy YouTube). Domyślnie nie wyrażasz zgody na te trzy kategorie. Wideo YouTube jest ładowane po wyrażeniu zgody na media. Ustawienia możesz w każdej chwili zmienić przyciskiem ustawień cookies widocznym na stronie. Cofnięcie zgody działa na przyszłość; staramy się też usuwać znane opcjonalne cookies własnej domeny, ale cookies zapisane przez inne domeny mogą wymagać ustawień u ich operatora lub w przeglądarce.

## Twoje prawa

Możesz żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i, gdy spełnione są przesłanki, przeniesienia danych. Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją sytuacją; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest możliwy zawsze. Zgodę możesz wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Aby skorzystać z praw, napisz na [support@cognivis.ai](mailto:support@cognivis.ai). Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiemy w terminie wynikającym z RODO, co do zasady w ciągu miesiąca.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce lub innego właściwego organu nadzorczego w EOG. Więcej informacji: [uodo.gov.pl](https://uodo.gov.pl/).

## Decyzje automatyczne i zmiany polityki

Nie podejmujemy wobec odwiedzających ani osób kupujących usługę decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływają. Kalkulator ceny oraz wstępna kalkulacja podatku nie zastępują weryfikacji zamówienia. Jeśli zmienimy tę politykę, opublikujemy nową datę i treść na tej stronie; o istotnych zmianach wymagających odrębnego poinformowania przekażemy informację odpowiednim osobom.

Strona źródłowa: [Polityka prywatności | CogniVis](https://cognivis.ai/pl/privacy-policy/)