Enregistrement à distance des clients d'hôtel avec IA

Enregistrement à distance

Permettez aux clients de s’enregistrer sans contact avec un « self-check-in » à l’aide de formulaires en ligne flexibles et faciles à configurer.

Planifiez un appel et essayez Découvrez d’autres outils pour hôtels

Découvrez comment ça marche

Gagnez du temps et réduisez les coûts de service de la réception

Réduisez les files d’attente et améliorez l’ambiance à la réception

Accélérez le processus et augmentez la satisfaction des clients

Collectez les consentements marketing, RGPD et règlement

Réduisez le risque d’erreurs et d’absences dans les données des clients

Planifiez un appel et essayez Autres outils

Avantages clés

Meilleure fidélisation

Collectez et transmettez automatiquement les consentements marketing aux systèmes de reciblage et aux bases de contacts.

Moins de files d’attente et meilleure ambiance à la réception

L’enregistrement en ligne permet de débuter le séjour calmement et sans précipitation. Les clients apprécient que tout soit préparé à l’avance, et le personnel peut les accueillir en se concentrant pleinement sur l’hospitalité, non sur les papiers et documents.

Gain de temps pour la réception

L’automatisation du processus d’enregistrement raccourcit les formalités et limite la saisie manuelle des données. L’équipe de réception peut se concentrer sur l’essentiel : le contact avec les clients et la qualité du service.

Moins d’erreurs

Les données clients sont envoyées directement au système, ce qui élimine les erreurs et accélère le processus d’enregistrement.

Conformité au RGPD

Les données sont transmises via un canal sécurisé et stockées conformément au RGPD.

Confort pour les clients

Les clients peuvent s’enregistrer de n’importe où et à tout moment – en route, dans l’avion ou la veille. Ils n’ont pas à se soucier des horaires de réception, et vous pouvez mieux planifier les emplois du temps et la gestion de l’occupation.

Communication efficace

Le client reçoit automatiquement toutes les informations nécessaires sur son séjour dans un guide numérique.

Coûts opérationnels réduits

L’automatisation de l’enregistrement limite les tâches de la réception et fait gagner du temps à toute l’équipe.

Flexibilité des procédures

Les formulaires en ligne peuvent être facilement modifiés quand les réglementations ou les besoins de l’établissement changent.

Canaux

Réponses automatiques

L’IA répondra immédiatement aux questions des clients, traitera les réservations ou proposera des services supplémentaires sur ces canaux.

Suggestions instantanées

L’IA suggérera à l’employé qui pourra la traduire automatiquement, la modifier ou l’approuver.

Produit

Parcours client

L'IA vous accompagne à chaque étape du parcours client – du premier contact à la réservation, en passant par l'enregistrement, le séjour et l'avis.

Spécialisation dans l’hôtellerie

Lors de la création de CogniVis, nous avons misé sur une profonde spécialisation dans le secteur hôtelier. Découvrez les avantages que cela apporte.

Les hôtels perdent des réponses, jusqu’à

60%

certaines communications restent sans réponse

Selon des recherches, le taux moyen de réponse des hôtels aux avis en ligne – quel que soit leur type ou emplacement – est d’environ 40 %. Malgré l’importance croissante des avis dans le processus de réservation, de nombreux propriétaires d’établissements d’hébergement ne répondent pas encore à ce besoin d’une présence active en ligne. L’une des principales raisons est le temps nécessaire pour rédiger des réponses réfléchies et professionnelles aux avis des clients.

Source - Enquête MARA

Une communication personnalisée fait que

77%

les clients réservent plus volontiers

D’après une étude internationale menée par Ipsos MORI auprès de plus de 23 000 voyageurs et clients de restaurants, 63 % des répondants sont plus enclins à réserver un hôtel ou un restaurant si le propriétaire répond régulièrement à la plupart des avis. De plus, 77 % des utilisateurs de TripAdvisor déclarent être plus susceptibles de réserver dans un établissement dont le propriétaire envoie des réponses personnalisées.

Source - Enquête Ipsos MORI

La chance d’attirer un client diminue de

400%

après seulement 5 minutes d’attente d’une réponse

Une étude publiée par Harvard Business Review confirme que plus nous tardons à répondre à un client potentiel, moins nos chances de le convertir sont grandes. Les analyses montrent que la probabilité de qualification efficace d’un prospect chute jusqu’à 400 % si le temps de réponse passe de 5 à 10 minutes. Malgré ces différences importantes, seulement 1 % répondent aux demandes en moins de 5 minutes. Cela montre tout le potentiel d’une réaction rapide et l’importance d’optimiser continuellement le temps de réponse au contact d’un client potentiel.

Source - Harvard Business Review

Réduire le temps de réponse à <1h suffit pour obtenir

25%

plus de réservations

L’analyse de plus de 5000 offres dans l’industrie hôtelière montre que le temps de réponse a un impact significatif sur l’efficacité d’une annonce. Les établissements répondant en plus d’une heure avaient un taux de conversion moyen de 0,8 %. En répondant dans l’heure, ce taux monte à 1 %, soit 25 % de réservations en plus. Une réponse rapide peut donc réellement augmenter les chances de réservation.

Source - IntelliHost

Questions fréquemment posées

Comment puis-je fournir aux clients le formulaire d’enregistrement en ligne ?

CogniVis AI permet de partager facilement le formulaire d’enregistrement en ligne en générant un lien unique que les clients reçoivent par email ou SMS avant leur arrivée. Le lien peut également être envoyé dans les messages automatiques de confirmation de réservation.

Intégrez-vous avec les systèmes PMS ?

Oui, CogniVis AI peut s’intégrer à votre PMS (Property Management System) pour récupérer automatiquement les données clients et mettre à jour le statut d’enregistrement dans votre système.

Quelles informations puis-je collecter dans le formulaire d’enregistrement ?

Dans le formulaire d’enregistrement en ligne, vous pouvez collecter diverses informations telles que les données personnelles des clients (prénom, nom, adresse, téléphone, email), les informations des documents d’identité (numéro de passeport ou carte d’identité), l’immatriculation du véhicule (par exemple pour l’accès au parking), les consentements marketing, l’acceptation du règlement et d’autres informations nécessaires à l’enregistrement.

Comment fonctionne la prise en charge multilingue dans le formulaire d’enregistrement ?

Il suffit de créer le formulaire dans une langue, et CogniVis AI le traduit automatiquement en plusieurs langues, permettant aux clients de remplir le formulaire dans la langue de leur choix.