Remote Check-in für Hotelgäste mit KI

Remote Check-in

Ermöglichen Sie Ihren Gästen einen kontaktlosen Self-Check-in mit flexiblen und einfach zu konfigurierenden Online-Formularen.

Sehen Sie, wie es funktioniert

Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie die Kosten für den Empfangsservice
Reduzieren Sie Warteschlangen und verbessern Sie die Atmosphäre an der Rezeption
Beschleunigen Sie den Prozess und steigern Sie die Zufriedenheit der Gäste
Sammeln Sie Marketingeinwilligungen, DSGVO- und Hausregeln-Zustimmungen
Reduzieren Sie das Risiko von Fehlern und fehlenden Gästedaten

Wesentliche Vorteile

Bessere Kundenbindung

Sammeln und übermitteln Sie Marketingeinwilligungen automatisch an Retargeting-Systeme und Kontakt-Datenbanken.

Weniger Warteschlangen und bessere Atmosphäre an der Rezeption

Online-Check-in ermöglicht einen ruhigen und entspannten Start in den Aufenthalt. Gäste schätzen es, wenn alles im Voraus vorbereitet ist, und das Personal kann die Gäste völlig fokussiert auf Gastfreundschaft begrüßen, anstatt auf Papierkram und Dokumente.

Zeitersparnis für die Rezeption

Die Automatisierung des Check-in-Prozesses verkürzt die Formalitäten und reduziert die manuelle Dateneingabe. Das Empfangsteam kann sich auf das Wesentliche konzentrieren – den Kontakt mit den Gästen und die Servicequalität.

Weniger Fehler

Gästendaten werden direkt ins System übertragen, was Fehler eliminiert und den Check-in-Prozess beschleunigt.

DSGVO-Konformität

Daten werden über einen sicheren Kanal übertragen und gemäß DSGVO gespeichert.

Komfort für Gäste

Gäste können von überall und zu jeder Zeit einchecken – unterwegs, im Flugzeug oder schon am Vortag. Sie müssen sich keine Sorgen um Öffnungszeiten der Rezeption machen, und Sie können den Dienstplan und die Auslastung besser planen.

Effiziente Kommunikation

Der Gast erhält automatisch alle notwendigen Informationen zum Aufenthalt im digitalen Gästeinformationssystem.

Niedrigere Betriebskosten

Die Automatisierung des Check-ins reduziert die Aufgaben der Rezeption und spart dem ganzen Team Zeit.

Flexibilität der Abläufe

Online-Formulare lassen sich leicht anpassen, wenn sich Vorschriften oder Anforderungen der Unterkunft ändern.


Kanäle


Produkt

Hotels verlieren bis zu
60%
dass einige Kommunikationen unbeantwortet bleiben

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Laut Studien beträgt die durchschnittliche Antwortrate von Hotels auf Online-Bewertungen – unabhängig von Typ oder Lage – nur etwa 40 %. Trotz der zunehmenden Bedeutung von Bewertungen im Buchungsprozess hinken viele Unterkunftsanbieter immer noch hinterher, um eine aktive Online-Präsenz aufrechtzuerhalten. Einer der Hauptgründe ist der zeitintensive Aufwand, durchdachte, professionelle Antworten auf Gästebewertungen zu erstellen.

Quelle – MARA-Umfrage

Personalisierte Kommunikation sorgt dafür, dass
77%
Gäste eher buchen

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Daten einer internationalen Studie von Ipsos MORI mit über 23.000 Reisenden und Restaurantgästen zeigen, dass 63 % der Befragten eher ein Hotel oder Restaurant buchen, wenn der Besitzer regelmäßig auf die meisten Bewertungen antwortet. Zudem geben 77 % der Tripadvisor-Nutzer an, eher eine Buchung vorzunehmen, wenn der Eigentümer personalisierte Antworten sendet.

Quelle – Ipsos MORI-Umfrage

Chancen, einen Gast zu gewinnen, sinken um
400%
bereits nach 5 Minuten Wartezeit auf eine Antwort

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Eine von Harvard Business Review veröffentlichte Studie bestätigt, dass je länger man mit einer Antwort auf eine potenzielle Kundenanfrage wartet, desto geringer sind die Chancen, ihn zu gewinnen. Analysen zeigen, dass die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Lead-Qualifizierung um bis zu 400 % sinkt, wenn sich die Antwortzeit von 5 auf 10 Minuten verlängert. Trotz dieser erheblichen Unterschiede reagiert nur 1 % der Anbieter innerhalb von 5 Minuten. Dies unterstreicht das große Potenzial schneller Reaktionen und die Bedeutung der kontinuierlichen Optimierung der Reaktionszeit auf Kundenanfragen.

Quelle – Harvard Business Review

Eine Reduzierung der Antwortzeit auf <1h reicht aus, um
25%
mehr Buchungen zu erzielen

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Eine Analyse von über 5000 Angeboten in der Hospitality-Branche zeigt, dass die Reaktionszeit eines Anbieters die Effektivität eines Inserats maßgeblich beeinflusst. Anbieter, die länger als eine Stunde für eine Antwort benötigen, erzielten eine durchschnittliche Konversionsrate von 0,8 %. Bei Antwort innerhalb einer Stunde stieg die Rate auf 1 %, was 25 % mehr Buchungen bedeutet. Schnelle Reaktionen können also die Buchungschancen deutlich erhöhen.

Quelle – IntelliHost

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich Gästen das Online-Check-in-Formular bereitstellen?

CogniVis AI ermöglicht das einfache Teilen des Online-Check-in-Formulars durch die Generierung eines einzigartigen Links, den Gäste per E-Mail oder SMS vor ihrer Ankunft erhalten können. Der Link kann auch in automatischen Buchungsbestätigungsnachrichten versendet werden.

Integrieren Sie sich in PMS-Systeme?

Ja, CogniVis AI kann sich in Ihr PMS (Property Management System) integrieren, um Gästedaten automatisch abzurufen und den Check-in-Status in Ihrem System zu aktualisieren.

Welche Informationen kann ich im Check-in-Formular erfassen?

Im Online-Check-in-Formular können Sie verschiedene Informationen erfassen, wie persönliche Daten der Gäste (Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Identitätsdokumentdaten (Pass- oder Personalausweisnummer), Fahrzeugregistrierung (z. B. für Parkplatzzugang), Marketingeinwilligungen, Zustimmung zu den Hausregeln und weitere für den Check-in notwendige Informationen.

Wie funktioniert die mehrsprachige Unterstützung im Check-in-Formular?

Sie erstellen das Formular einfach in einer Sprache, und CogniVis AI übersetzt es automatisch in mehrere Sprachen, sodass Gäste das Formular in ihrer bevorzugten Sprache ausfüllen können.