Gästekommunikation mit KI im Hotel

Kommunikationszentrum

Das Kommunikationszentrum von CogniVis KI ist ein leistungsfähiges Tool zur Gästekommunikation, das diverse Kontaktkanäle an einem Ort zusammenführt.

CogniVis AI Human Support

Sehen Sie, wie es funktioniert

Gespräche aus allen Kanälen an einem Ort
Automatische Verteilung der Anfragen
Verfügbarkeitspläne der Mitarbeiter
Benachrichtigungen für Mobilgeräte und Desktop
Analyse wichtiger Kennzahlen im Gästeservice
Einsicht in Gespräche mit Team und KI

Funktionen des Kommunikationszentrums

KI-Antworten

Die KI beantwortet die meisten Anfragen sofort. Behalte die KI-Gespräche im Dashboard im Blick.

Zentralisierung der Anfragen

Alle Nachrichten aus verschiedenen Kanälen laufen im übersichtlichen Panel zusammen. So geht keine Nachricht verloren, Antworten bleiben konsistent und die Analyse häufiger Fragen wird deutlich leichter.

Weiterleitungen

Fehlen Informationen in den Quellen, leitet die KI das Gespräch an verfügbares Personal weiter. Auch auf Wunsch des Gastes oder in definierten Situationen (z. B. Beschwerden, Rabattanfragen, Gruppenbuchungen) erfolgt eine Weiterleitung.

Verfügbarkeitspläne

Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Verfügbarkeitsplan mit Stundenangaben pro Wochentag.

Benachrichtigungen

Bei Weiterleitung erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung auf PC oder Handy.

Kontaktaufnahme

Ist kein Mitarbeiter verfügbar, fragt die KI nach Kontaktdaten (E-Mail und/oder Telefon), damit das Team später zurückrufen oder antworten kann. Die Kontaktdaten werden mit der Gesprächshistorie automatisch an das Team gesendet.

KI-Übersetzungen

Eingebaute Übersetzungen erlauben Mitarbeitern das Antworten in hunderten von Sprachen.

KI-Bearbeitungen

Bearbeitungswerkzeuge für schnelle Anpassungen (z. B. Kürzen, Vereinfachen, Ton ändern).

Analysen

Messe durchschnittliche Antwortzeiten, Nutzerzufriedenheit, Serviceleistung und vieles mehr.

Kanäle


Produkt

Hotels verlieren bis zu
60%
dass einige Kommunikationen unbeantwortet bleiben

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Laut Studien beträgt die durchschnittliche Antwortrate von Hotels auf Online-Bewertungen – unabhängig von Typ oder Lage – nur etwa 40 %. Trotz der zunehmenden Bedeutung von Bewertungen im Buchungsprozess hinken viele Unterkunftsanbieter immer noch hinterher, um eine aktive Online-Präsenz aufrechtzuerhalten. Einer der Hauptgründe ist der zeitintensive Aufwand, durchdachte, professionelle Antworten auf Gästebewertungen zu erstellen.

Quelle – MARA-Umfrage

Personalisierte Kommunikation sorgt dafür, dass
77%
Gäste eher buchen

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Daten einer internationalen Studie von Ipsos MORI mit über 23.000 Reisenden und Restaurantgästen zeigen, dass 63 % der Befragten eher ein Hotel oder Restaurant buchen, wenn der Besitzer regelmäßig auf die meisten Bewertungen antwortet. Zudem geben 77 % der Tripadvisor-Nutzer an, eher eine Buchung vorzunehmen, wenn der Eigentümer personalisierte Antworten sendet.

Quelle – Ipsos MORI-Umfrage

Chancen, einen Gast zu gewinnen, sinken um
400%
bereits nach 5 Minuten Wartezeit auf eine Antwort

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Eine von Harvard Business Review veröffentlichte Studie bestätigt, dass je länger man mit einer Antwort auf eine potenzielle Kundenanfrage wartet, desto geringer sind die Chancen, ihn zu gewinnen. Analysen zeigen, dass die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Lead-Qualifizierung um bis zu 400 % sinkt, wenn sich die Antwortzeit von 5 auf 10 Minuten verlängert. Trotz dieser erheblichen Unterschiede reagiert nur 1 % der Anbieter innerhalb von 5 Minuten. Dies unterstreicht das große Potenzial schneller Reaktionen und die Bedeutung der kontinuierlichen Optimierung der Reaktionszeit auf Kundenanfragen.

Quelle – Harvard Business Review

Eine Reduzierung der Antwortzeit auf <1h reicht aus, um
25%
mehr Buchungen zu erzielen

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Eine Analyse von über 5000 Angeboten in der Hospitality-Branche zeigt, dass die Reaktionszeit eines Anbieters die Effektivität eines Inserats maßgeblich beeinflusst. Anbieter, die länger als eine Stunde für eine Antwort benötigen, erzielten eine durchschnittliche Konversionsrate von 0,8 %. Bei Antwort innerhalb einer Stunde stieg die Rate auf 1 %, was 25 % mehr Buchungen bedeutet. Schnelle Reaktionen können also die Buchungschancen deutlich erhöhen.

Quelle – IntelliHost

Häufig gestellte Fragen

Welche Kommunikationskanäle können im Hotel automatisiert werden?

Die häufigsten automatisierten Kanäle in der Hotellerie sind E-Mail, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telefonanrufe und der Chat auf der Hotelwebsite. Mit CogniVis KI können die meisten Anfragen in diesen Kanälen automatisch bearbeitet werden, was die Gästebetreuung deutlich effizienter macht.

Wann leitet die KI eine Anfrage an einen Menschen weiter?

Die KI leitet Anfragen weiter, wenn sie keine verlässliche Antwort in ihren Quellen findet, wenn individuelle Betreuung nötig ist oder wenn der Gast ausdrücklich einen menschlichen Kontakt wünscht. So erhalten Gäste immer passende Hilfe.

Wie lange dauert die Weiterleitung einer Anfrage an einen Menschen?

Je nach Kanal und Verfügbarkeit der Mitarbeiter dauert die Weiterleitung meist nur wenige bis einige Sekunden. Das System benachrichtigt den Mitarbeiter automatisch und informiert den Gast, dass eine passende Person gesucht wird.

Was passiert, wenn kein Mitarbeiter verfügbar ist?

Wenn kein Mitarbeiter verfügbar ist, informiert die KI den Gast über die Nichtverfügbarkeit und bittet um Kontaktdaten, damit das Team später zurückrufen oder antworten kann.

Kann ich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einstellen?

Ja, in CogniVis KI kannst du Verfügbarkeitspläne für Mitarbeiter anlegen, damit die KI Anfragen nur dann weiterleitet, wenn jemand erreichbar ist.

Wie werden Mitarbeiter über schwierige Anfragen informiert?

Mitarbeiter bekommen Benachrichtigungen per E-Mail und Push-Nachrichten in der mobilen oder Desktop-App, wenn neue schwierige Anfragen eingehen.