Cette politique concerne le site cognivis.ai ainsi que notre relation commerciale et la gestion de la Plateforme CogniVis. Elle décrit les situations dans lesquelles nous déterminons nous-mêmes les finalités du traitement des données. Les données des invités et des employés traitées pour le compte d’un hôtel ou d’un autre client sont décrites séparément ci-dessous.
Responsable du traitement et contact
Les responsables du traitement sont Dawid Adach et Michał Szymański, exerçant conjointement une activité sous le nom StartupFlow Dawid Adach, Michał Szymański S.C., ul. Kijowska 7/49, 03-738 Warszawa, NIP 1132911940, REGON 364673139, sous la marque CogniVis. Pour toute question relative à la confidentialité, à l’exercice de vos droits ou aux incidents, écrivez à support@cognivis.ai. Cette même adresse permet d’obtenir des informations sur les garanties applicables aux transferts de données hors de l’EEE.
Quand et quelles données recevons-nous
- Lorsque vous visitez le site : adresse IP, identifiants de l’appareil et du navigateur, adresses des sous-pages visitées, données techniques approximatives, événements liés à la sécurité et choix relatifs aux cookies. Les outils facultatifs d’analyse, de publicité et les médias intégrés fonctionnent conformément à vos choix de consentement.
- Lorsque vous nous contactez, réservez un rendez-vous, vous inscrivez à une formation, téléchargez des documents ou envoyez un formulaire : prénom, nom, société, fonction, adresse e-mail, téléphone, contenu du message et données nécessaires au traitement de votre demande. Si vous utilisez Google Calendar pour réserver un rendez-vous, vous transmettez également des données à l’opérateur de cet outil.
- Lorsque vous commandez la Plateforme ou utilisez une version d’essai : données de l’entreprise, de ses représentants et de ses personnes de contact, adresse, NIP/numéro de TVA, pays d’activité et lieu de réception du service, formule choisie, configuration, historique des commandes, activations, assistance, paiements et factures. Vous saisissez les données de votre carte dans Stripe ; nous ne recevons ni le numéro complet de la carte ni le code CVC.
- Lorsque vous disposez d’un compte ou contactez l’assistance : données d’identification et de contact, autorisations, journaux d’accès, correspondance et informations nécessaires à la résolution du problème.
Les données peuvent provenir directement de vous, de votre employeur ou d’un collègue commandant le service, de correspondances professionnelles, d’une demande ou d’informations publiquement accessibles sur la représentation de l’entreprise. Si nous recevons vos données d’une autre personne, nous limitons leur portée à ce qui est nécessaire à la relation professionnelle.
Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique du RGPD |
|---|---|
| Répondre à une demande, préparer une offre, fixer un rendez-vous et prendre des mesures précontractuelles | Article 6, paragraphe 1, point b), si vous agissez en votre nom ; dans les autres cas, point f), notre intérêt légitime à traiter la demande et la relation B2B |
| Conclure et exécuter le contrat, fournir un essai, donner accès au compte, assurer l’assistance, effectuer la facturation et contacter les représentants du client | Article 6, paragraphe 1, point b), pour la personne partie au contrat ; pour les autres personnes, point f), la bonne exécution de la relation client |
| Factures, impôts, obligations comptables et traitement des demandes légalement obligatoires | Article 6, paragraphe 1, point c) |
| Sécurité du site et de la Plateforme, prévention des abus, audit des événements, exercice ou défense des droits | Article 6, paragraphe 1, point f), protection des services et des droits des parties |
| Newsletter et autres communications marketing lorsqu’elles nécessitent un consentement | Article 6, paragraphe 1, point a), ainsi que le consentement approprié pour le canal de communication ; vous pouvez le retirer à tout moment |
| Contact B2B concernant notre offre lorsqu’il est autorisé sans consentement distinct au traitement des données | Article 6, paragraphe 1, point f), marketing de nos propres services ; nous respectons les consentements requis pour le canal concerné ainsi que le droit d’opposition |
| Cookies facultatifs d’analyse, publicitaires et médias intégrés | Article 6, paragraphe 1, point a) ; cookies nécessaires et conservation du choix de consentement : article 6, paragraphe 1, point f) |
La fourniture de données dans un formulaire est facultative, mais sans coordonnées nous ne pourrons ni répondre ni envoyer les documents. Pour commander, les données de l’entreprise, de la personne habilitée, l’adresse de facturation et les données nécessaires à la détermination de l’impôt sont requises ; sans elles, nous n’accepterons pas la commande. Les données exigées par la réglementation fiscale sont obligatoires dans la mesure prévue par cette réglementation.
La Plateforme et les données des invités du client
En principe, l’hôtel ou un autre client détermine les finalités et les modalités du traitement des données de ses invités, interlocuteurs et employés. Dans ce cadre, il est responsable du traitement des données, tandis que CogniVis agit en qualité de sous-traitant sur la base d’un accord de traitement des données et d’instructions documentées. Cela concerne, par exemple, les messages, enregistrements et transcriptions du Téléphone AI, les documents de la Base de connaissances ou les contenus transmis par les canaux du client. Cette politique ne remplace pas l’information relative à la confidentialité fournie par le client à ses invités ni l’accord de traitement des données. Les questions concernant le contenu d’une conversation, le fondement de l’enregistrement ou les droits liés au séjour doivent être adressées en premier lieu à l’établissement avec lequel vous avez pris contact. Nous l’aiderons à remplir ses obligations. En tant que responsable distinct, nous traitons en revanche notre propre relation commerciale, nos factures, les comptes des personnes de contact et la sécurité de nos services.
Destinataires et fournisseurs
Les personnes autorisées de CogniVis ainsi que les fournisseurs y ont accès dans la mesure nécessaire à la réalisation de la finalité :
- Stripe gère le formulaire de paiement, le moyen de paiement, les abonnements et les factures. Render gère le backend de facturation et la base de données des commandes ; il ne s’agit pas d’une base de données des conversations des invités.
- Google Workspace, fourni dans le cadre de notre relation par Google Cloud Poland Sp. z o.o., sert à la messagerie, aux documents et à l’organisation des rendez-vous. Une réservation via Google Calendar s’effectue également dans l’environnement Google.
- Kit (anciennement ConvertKit) gère les formulaires d’inscription et l’envoi de documents ou de newsletters lorsque ce type de formulaire est proposé.
- Les fournisseurs d’hébergement du site et d’outils de sécurité ainsi que, uniquement après obtention du consentement approprié, les fournisseurs d’outils d’analyse, de publicité et de médias intégrés. Il peut s’agir de services de Google, Microsoft Clarity, Meta et YouTube selon la sous-page consultée et les paramètres choisis.
- MDBS Dawid Adach, Michał Szymański, Sebastian Kaczmarek s.c. (NIP 1133081877) peut nous assister pour des configurations et intégrations individuelles, avec un accès limité aux données nécessaires.
Dans le cadre de la configuration choisie de la Plateforme, les sous-traitants ultérieurs des données confiées par le client peuvent être OpenAI Ireland Ltd, Eleven Labs Inc. et Twilio Ireland Limited. Les intégrations avec Meta, telles que WhatsApp, Messenger et Instagram, utilisent les comptes et services de cet opérateur ; dans certaines activités, Meta peut traiter les données selon ses propres règles. Les serveurs propres de CogniVis se trouvent à Warszawa. OVH sp. z o.o. est un fournisseur possible, non activé actuellement, de copies de sauvegarde ; nous ne le présentons pas comme un destinataire actuel des données. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs de la Plateforme fait partie de l’accord de traitement des données applicable.
Nous communiquons également des données aux autorités publiques, aux tribunaux et au service comptable lorsque cela est nécessaire et légalement justifié. Le prestataire de paiement, l’opérateur du canal de communication ou l’outil de réservation peut également agir en qualité de responsable distinct, conformément à sa propre politique.
Transferts hors de l’EEE
Le simple fait qu’un serveur soit situé en Pologne ou que la région de l’UE soit choisie ne signifie pas que toutes les opérations du fournisseur restent dans l’EEE. L’assistance, les métadonnées et certains services peuvent impliquer un accès depuis l’extérieur de l’EEE. Si nous transférons des données vers un pays tiers, nous appliquons le mécanisme approprié du chapitre V du RGPD : une décision d’adéquation, notamment à l’égard d’un destinataire admissible au titre du EU-US Data Privacy Framework, ou des garanties appropriées, par exemple les clauses contractuelles types accompagnées des mesures supplémentaires nécessaires. Vous pouvez demander par e-mail à l’adresse indiquée ci-dessus des informations sur le fondement concret du transfert.
Durée de conservation des données
- Nous conservons les données relatives aux demandes et aux contacts pendant le traitement de l’affaire et la poursuite d’une relation commerciale justifiée, puis uniquement pendant la durée nécessaire à l’exercice ou à la défense de droits.
- Nous conservons les données relatives au contrat, au compte, à l’assistance et à la commande pendant la durée du service, puis dans la mesure requise par la loi et nécessaire au regard d’éventuelles réclamations. Les documents fiscaux et comptables sont conservés pendant la durée légale, en principe jusqu’à l’expiration du délai de prescription de l’obligation fiscale.
- Nous conservons les données de la newsletter jusqu’au retrait du consentement ou à l’arrêt des envois ; les données utilisées pour un marketing fondé sur l’intérêt légitime jusqu’à l’opposition effective ou à la cessation de cette finalité. Nous conservons une trace minimale du refus afin de le respecter.
- Le choix des paramètres des cookies est conservé pendant 180 jours, sauf si vous modifiez auparavant votre décision ou supprimez ce choix dans votre navigateur. Les durées des cookies des fournisseurs externes peuvent varier.
Concernant les données traitées pour le compte du client, l’accord standard de traitement des données prévoit séparément une durée de 30 jours pour les enregistrements audio activés et de 90 jours pour les conversations textuelles, les transcriptions et les journaux de sécurité, avec les règles de restitution, de suppression et de conservation des copies qui y sont décrites. Ces durées ne sont pas celles applicables aux factures ni aux données de contact de CogniVis en tant que responsable du traitement.
Cookies et contenus intégrés
Les mécanismes nécessaires assurent le fonctionnement du site, sa sécurité et la mémorisation de vos choix en matière de confidentialité. Vous pouvez activer séparément les catégories restantes : analyse (statistiques d’utilisation), marketing (mesure des publicités et éventuelle définition des audiences publicitaires) et médias externes (par exemple, les vidéos YouTube). Par défaut, vous ne consentez pas à ces trois catégories. Les vidéos YouTube sont chargées après consentement aux médias. Vous pouvez modifier vos paramètres à tout moment au moyen du bouton de réglage des cookies visible sur le site. Le retrait du consentement produit ses effets pour l’avenir ; nous essayons également de supprimer les cookies facultatifs connus de notre propre domaine, mais les cookies enregistrés par d’autres domaines peuvent nécessiter un réglage auprès de leur opérateur ou dans votre navigateur.
Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement et, lorsque les conditions sont remplies, leur portabilité. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation ; en ce qui concerne le marketing direct, l’opposition est toujours possible. Vous pouvez retirer votre consentement sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait. Pour exercer vos droits, écrivez à support@cognivis.ai. Nous pouvons demander les informations nécessaires à la vérification de votre identité. Nous répondrons dans le délai prévu par le RGPD, en principe dans un délai d’un mois.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès du Président de l’Office polonais de protection des données personnelles ou d’une autre autorité de contrôle compétente dans l’EEE. Plus d’informations : uodo.gov.pl.
Décisions automatisées et modifications de la politique
Nous ne prenons pas, à l’égard des visiteurs ni des personnes achetant le service, de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou les affectant de manière similaire et significative. Le calculateur de prix et le calcul préliminaire de l’impôt ne remplacent pas la vérification de la commande. Si nous modifions cette politique, nous publierons la nouvelle date et le nouveau contenu sur cette page ; pour les modifications importantes nécessitant une information distincte, nous en informerons les personnes concernées de manière appropriée.