Der Gast ergänzt die Daten, wenn es zeitlich passt
Das für eine bestätigte Reservierung gestartete Formular erfasst die erforderlichen Informationen vor der Reise und verknüpft sie mit dem richtigen Aufenthaltsdatensatz.
Wochenendaufenthalt für zwei Personen
Das PMS enthält eine Reservierung für Freitag. Das System sendet dem Gast einen Link zum Formular, in dem er die erforderlichen Daten und die geplante Ankunftszeit angibt.
Aufenthaltskarte zur Prüfung bereit
Die Rezeption sieht alle übermittelten Daten und kann sie vor Abschluss des Check-ins vor Ort mit der Reservierung abgleichen.
- Daten der richtigen Reservierung zugeordnet
- Angegebene Ankunftszeit
- Gäste-Guide vor dem Aufenthalt aktiviert
Vorbereitung des Check-ins, kein kontaktloser Zugang zum Zimmer
Das Modul erfasst die vereinbarten Daten, erstellt eine Check-in-Karte und stellt den Gäste-Guide bereit. Die Rezeption prüft die Informationen weiterhin und führt alle Tätigkeiten aus, die aufgrund der betrieblichen Abläufe und gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind.
Startet den Prozess
Erkennt eine bestätigte Reservierung und versendet das Formular über den vereinbarten Kommunikationskanal.
Erfasst Daten
Zeigt die vom Hotel benötigten Felder an und speichert die Antworten im Kontext des jeweiligen Aufenthalts.
Bereitet die Rezeption vor
Erstellt eine übersichtliche Karte zur Prüfung und aktiviert den vor der Anreise verfügbaren Gäste-Guide.
Wie funktioniert der Online-Check-in?
Bestätigung der Reservierung
Der Prozess erhält aus dem PMS die Aufenthalts-ID, den Zeitraum und die für die richtige Zuordnung des Formulars erforderlichen Daten.
Versand des Formulars
Die Kommunikationszentrale stellt dem Gast einen sicheren Link an die vereinbarte Adresse zu.
Ausfüllen durch den Gast
Der Gast gibt die erforderlichen Informationen an, akzeptiert die relevanten Erklärungen und sieht eine Zusammenfassung.
Prüfung durch die Rezeption
Das Team erhält die Karte, prüft sie und schließt die Formalitäten gemäß den betrieblichen Abläufen ab.
Meldedaten bleiben der Reservierung zugeordnet
Der Umfang des Formulars sollte sich aus den Hotelabläufen und dem Grundsatz der Datenminimierung ergeben. Link, Antworten und Karte müssen entsprechend den Zugriffsrechten des Teams geschützt werden.
Welche Daten nutzt die KI?
- bestätigte Reservierung und PMS-ID
- E-Mail-Adresse oder anderer vereinbarter Kanal
- Formular und erforderliche Erklärungen
- vom Gast eingegebene Daten
Was erhält das Team?
- ausgefüllte Check-in-Karte
- angegebene Ankunftszeit
- dem Aufenthalt zugeordneter Gäste-Guide
Die Rezeption prüft die Daten vor Abschluss des Check-ins
Das System zeigt die Vollständigkeit und mögliche Abweichungen an. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter beurteilt jedoch die Richtigkeit der Angaben und führt die erforderlichen Tätigkeiten vor Ort aus.
Die Rezeption prüft die Karte, kann um eine Korrektur bitten und entscheidet, ob der Check-in-Prozess den Hotelabläufen entspricht.
Das Modul bestätigt die Identität nicht in jedem gesetzlich erforderlichen Umfang, nimmt keine Zahlungen entgegen, weist kein Zimmer zu und stellt keinen digitalen Schlüssel aus.
Weniger Formalitäten bei der Anreise
Die vom Gast angegebenen Daten sind bereits mit der Reservierung verknüpft und können geprüft werden.
Die Rezeption kennt die angegebene Ankunftszeit früher und sieht fehlende Angaben im Formular.
Der Gast kann den Gäste-Guide bereits vor Beginn des Aufenthalts nutzen.
Das PMS identifiziert den Aufenthalt, die Kommunikationszentrale stellt das Formular bereit
Der grundlegende Prozess verbindet den Gäste-Guide, das PMS und die Kommunikationszentrale. Die Buchungsmaschine kann den Prozess direkt nach einer Reservierung auf der Hotelwebsite starten.
Verwandte Prozesselemente
Häufige Fragen
Ersetzt der Online-Check-in die Rezeption?
Nein. Er bereitet die Karte und Daten vor, die ein Mitarbeiter gemäß den betrieblichen Abläufen prüft.
Wann erhält der Gast das Formular?
Nach der Bestätigung der Reservierung zu dem vom Hotel für die jeweilige Aufenthaltsart festgelegten Zeitpunkt.
Ist eine PMS-Integration erforderlich?
Ja. Das PMS stellt die Reservierung bereit und ermöglicht die eindeutige Zuordnung des Formulars zum richtigen Aufenthalt.
Stellt das Modul einen Zimmerschlüssel aus?
Nicht im beschriebenen Umfang. Ein digitaler Schlüssel oder kontaktloser Zugang erfordert einen separaten Prozess und eine entsprechende Integration.