El huésped completa los datos cuando tiene tiempo
El formulario, activado para una reserva confirmada, recopila la información necesaria antes del viaje y la vincula al registro de estancia correspondiente.
Estancia de fin de semana para dos personas
El PMS contiene una reserva para el viernes. El sistema envía al huésped un enlace al formulario, donde introduce los datos necesarios y la hora prevista de llegada.
Ficha de estancia lista para revisar
Recepción ve todos los datos proporcionados y puede compararlos con la reserva antes de finalizar el registro en el hotel.
- datos vinculados a la reserva correcta
- hora prevista de llegada
- informador activo antes de la estancia
Preparación del registro, no acceso autónomo a la habitación
El módulo recopila los datos acordados, crea la ficha de check-in y proporciona el informador. Recepción sigue verificando la información y realizando las acciones exigidas por los procedimientos del establecimiento y la legislación.
Inicia el proceso
Reconoce una reserva confirmada y envía el formulario a través del canal de comunicación acordado.
Recopila datos
Muestra los campos requeridos por el hotel y guarda las respuestas en el contexto de una estancia concreta.
Prepara a recepción
Crea una ficha clara para su verificación y activa el informador disponible antes de la llegada.
¿Cómo funciona el check-in remoto?
Confirmación de la reserva
El proceso recibe del PMS el identificador de la estancia, las fechas y los datos necesarios para vincular correctamente el formulario.
Envío del formulario
El Central de Comunicación envía al huésped un enlace seguro a la dirección acordada.
El huésped completa los datos
El huésped proporciona la información requerida, acepta las declaraciones correspondientes y ve un resumen.
Verificación por parte de recepción
El equipo recibe la ficha, la revisa y finaliza los trámites conforme al procedimiento del establecimiento.
Los datos de registro permanecen vinculados a la reserva
El alcance del formulario debe ajustarse a los procedimientos del hotel y al principio de minimización de datos. El enlace, las respuestas y la ficha deben protegerse según los permisos del equipo.
¿Qué utiliza la IA?
- reserva confirmada e identificador del PMS
- dirección de correo electrónico u otro canal acordado
- formulario y declaraciones requeridas
- datos introducidos por el huésped
¿Qué recibe el equipo?
- ficha de check-in completada
- hora prevista de llegada
- informador asociado a la estancia
Recepción revisa los datos antes de finalizar el registro
El sistema muestra el grado de completitud y las posibles discrepancias, pero es el empleado quien evalúa la exactitud de la información y realiza las acciones necesarias en el establecimiento.
Recepción verifica la ficha, puede solicitar correcciones y decide si el proceso de registro cumple los procedimientos del hotel.
El módulo no verifica por sí solo la identidad en todos los casos exigidos por la ley, no cobra pagos, no asigna habitaciones ni emite una llave digital.
Menos trámites después de la llegada
Los datos proporcionados por el huésped ya están vinculados a la reserva y listos para su revisión.
Recepción conoce con antelación la hora prevista de llegada y puede ver los campos que faltan en el formulario.
El huésped puede utilizar el informador incluso antes de comenzar la estancia.
El PMS identifica la estancia y el panel envía el formulario
El proceso básico conecta el informador, el PMS y el Central de Comunicación. El motor de reservas puede iniciarlo directamente después de una reserva en la web del hotel.
Elementos relacionados del proceso
Preguntas más frecuentes
¿El check-in remoto sustituye a recepción?
No. Prepara la ficha y los datos que el empleado revisa conforme al procedimiento del establecimiento.
¿Cuándo recibe el huésped el formulario?
Después de confirmar la reserva, en el momento que el hotel establezca para ese tipo de estancia.
¿Es necesaria la integración con el PMS?
Sí. El PMS proporciona la reserva y permite vincular inequívocamente el formulario a la estancia correspondiente.
¿El módulo emite la llave de la habitación?
No dentro del alcance descrito. La llave digital o el acceso autónomo requieren un proceso y una integración independientes.