Was telefonisch vereinbart wurde, liegt sofort schriftlich vor
Nach dem Gespräch ordnet die KI Entscheidungen, Zuständigkeiten und Termine und erstellt anschließend einen Entwurf für eine Bestätigungsnachricht.
Änderung von Termin und Veranstaltungsumfang
Der Gast bestätigte 80 Teilnehmende, verlegte die Veranstaltung auf den 12.–13. November und bat das Hotel um zwei Dinner-Varianten.
Zusammenfassung und E-Mail-Entwurf
Die KI erstellt eine schriftliche Gesprächsbestätigung, ohne Angaben hinzuzufügen, die im Gespräch nicht genannt wurden.
- Entscheidungen und Veranstaltungsdetails
- Aufgaben, der zuständigen Seite zugewiesen
- Termin für den nächsten Kontakt
Von der Transkription zu klaren Vereinbarungen
Das Modul erfasst die für den Vertrieb relevanten Details: Entscheidungen, Zahlen, Termine, Zuständigkeiten und offene Fragen. Es ersetzt nicht das Gespräch und interpretiert Schweigen nicht als Zustimmung.
Erkennt Vereinbarungen
Es trennt Entscheidungen und bestätigte Details von unverbindlichen Ideen und Themen für weitere Gespräche.
Strukturiert Aufgaben
Es zeigt, wer Unterlagen vorbereiten soll, wann der Kunde wieder kontaktiert werden soll und welche Fragen offen geblieben sind.
Erstellt Bestätigungen
Es erstellt einen Entwurf für eine zusammenfassende E-Mail im Stil des Hotels.
Wie wird aus einem Gespräch konkretes Handeln?
Aufzeichnung empfangen
Das Modul erhält die Aufzeichnung und Transkription aus der vereinbarten Telefoniequelle.
Sprecher trennen
Es identifiziert die Gesprächsteilnehmer und findet die Abschnitte mit relevanten Informationen.
Vereinbarungen strukturieren
Es gruppiert Entscheidungen, Aufgaben, Termine, fehlende Angaben und nächste Schritte.
Nachricht zur Freigabe
Es erstellt eine prägnante E-Mail, die der Vertriebsmitarbeiter vor dem Versand ändern kann.
Nur Vereinbarungen aus dem Gespräch
Die Aufzeichnung oder eine verlässliche Transkription bleibt die maßgebliche Quelle. Ist eine Aussage unklar, kennzeichnet das System sie zur Prüfung, statt daraus einen eindeutigen Fakt zu machen.
Welche Daten nutzt die KI?
- Gesprächsaufzeichnung oder -transkription
- Sprecherzuordnung
- Kontakt- und aktuelle Anfragedaten
- Freigegebene Hotelterminologie
Was erhält das Team?
- Liste der Entscheidungen, Aufgaben und Termine
- Offene Fragen, die geklärt werden müssen
- Entwurf einer zusammenfassenden E-Mail
Mitarbeitende prüfen die Bedeutung, nicht nur das Gesprächsprotokoll
Eine Transkription kann Fehler oder mehrdeutige Aussagen enthalten. Deshalb prüft der Vertriebsmitarbeiter die Zusammenfassung und gibt die an den Kunden gesendete Nachricht immer frei.
Der Vertriebsmitarbeiter kann die Zusammenfassung und den Nachrichtenentwurf korrigieren, irrelevante Abschnitte auslassen und den Versand immer freigeben.
Das Modul zeichnet Gespräche weder selbst auf noch führt es sie, versendet keine Nachrichten und speichert Vereinbarungen nicht automatisch im CRM.
Jedes Gespräch endet mit einer klaren Zusammenfassung
Gast und Vertriebsmitarbeiter können sich auf dieselbe kurze Zusammenfassung beziehen.
Zuständigkeiten und Termine gehen nicht in privaten Notizen nach dem Gespräch verloren.
Der Vertriebsmitarbeiter startet mit einer fertigen Struktur und konzentriert sich auf die Prüfung der Bedeutung.
Aufzeichnung und Transkription starten den Prozess
Als Quelle kann ein vereinbartes Telefonsystem dienen, das eine Aufzeichnung oder Transkription bereitstellt. Die E-Mail dient dazu, dem Mitarbeitenden die Zusammenfassung vorzulegen.
Verwandte Prozesselemente
Häufige Fragen
Funktioniert das Modul ohne Aufzeichnung?
Es benötigt eine Aufzeichnung oder eine verlässliche, von der Telefonie bereitgestellte Transkription.
Erkennt es, wer was gesagt hat?
Ja, sofern die Ausgangstranskription eine Trennung der Gesprächsteilnehmer ermöglicht.
Erhält der Gast die Zusammenfassung automatisch?
Nein. Die Nachricht wartet immer auf Prüfung und Freigabe.
Können Vereinbarungen ins CRM übertragen werden?
Ja, die Speicherung übernimmt jedoch ein separates Modul zur CRM-Vervollständigung.