Der Kunde sieht sofort den gefragten Bereich
Statt die gesamte Objektpräsentation anzuhängen, verweist die KI auf einige Unterlagen, die den Anforderungen aus dem Briefing direkt entsprechen.
Bankett auf der Terrasse und U-förmige Bestuhlung
Der Kunde möchte den Außenbereich am Abend sehen und prüfen, wie die Bestuhlung des Saals für einen Workshop der Geschäftsleitung aussieht.
Drei passende Unterlagen
Die KI findet Terrassenfotos, den Grundriss des passenden Saals und das aktuelle Gastronomiepaket, ohne irrelevante Dateien anzuhängen.
- Name und Version der Unterlage
- Grund für die Zuordnung zur Anfrage
- Auswahl bleibt beim Vertrieb
Aktuelle Datei, passender Kontext und weniger Suchaufwand
Das Modul nutzt eine freigegebene Bibliothek. Metadaten, Versionen und Datumsangaben helfen dabei, veraltete Unterlagen auszusortieren und das Ergebnis auf das zu beschränken, was dem Kunden tatsächlich weiterhilft.
Durchsucht die Bibliothek
Findet Fotos und Dokumente nach Objekt, Bereich, Leistung, Sprache und Version.
Passt sie an das Gespräch an
Verknüpft Briefing und Antwortentwurf mit den Unterlagen, die in der jeweiligen Phase benötigt werden.
Zeigt sie bei der Nachricht an
Zeigt empfohlene Dateien dort an, wo der Vertriebsmitarbeiter eine Antwort oder ein Angebot vorbereitet.
Wie wählt die KI Unterlagen für ein Angebot aus?
Briefing analysieren
Die KI erfasst die Anforderungen des Kunden und den Umfang der vorbereiteten Nachricht.
Benötigtes Format erkennen
Sie ermittelt, ob ein Foto, ein Grundriss, eine Präsentation, ein Menü oder ein Dokument mit den Bedingungen hilfreich ist.
Bibliothek prüfen
Sie sucht aktuelle, freigegebene Dateien und vergleicht deren Beschreibungen und Nutzungsregeln.
Mitarbeiter entscheidet
Der Vertriebsmitarbeiter entscheidet, welche Unterlagen angehängt werden, und kann jede Empfehlung ersetzen.
Die Bibliothek bewahrt Versionen und Nutzungsregeln
Eine gute Empfehlung braucht mehr als einen Dateinamen. Das System sollte Objekt, Umfang, Sprache, Version, Aktualisierungsdatum und Freigabestatus kennen.
Welche Daten nutzt die KI?
- Kundenbriefing und Angebotsumfang
- Entwurf der vorbereiteten Antwort
- Freigegebene Bibliothek mit Fotos und Dokumenten
- Versionen, Beschreibungen und Nutzungsregeln der Unterlagen
Was erhält das Team?
- Kurze Liste passender Dateien
- Begründung für die Empfehlung jeder Unterlage
- Unterlagen zum manuellen Hinzufügen
In die Nachricht gelangt nur eine bewusst ausgewählte Datei
Der Vertriebsmitarbeiter sieht die Empfehlung, behält aber die Kontrolle über Anhänge und das endgültig an den Kunden übermittelte Paket.
Der Mitarbeiter wählt die Unterlagen aus, kann sie überspringen oder ersetzen und gibt die gesamte Nachricht vor dem Versand frei.
Das Modul erstellt keine neuen Fotos oder Dokumente, verändert keine Quelldateien, fügt keine nicht freigegebenen Ressourcen an und versendet keine Nachrichten.
Weniger Dateien, bessere Antworten
Der Kunde erhält Unterlagen, die sich auf seine konkrete Frage und Angebotsvariante beziehen.
Status und Datum helfen, den Versand eines alten Menüs, Grundrisses oder einer veralteten Präsentation zu vermeiden.
Der Vertriebsmitarbeiter wählt aus einer kurzen Empfehlung, statt Ordner und Laufwerke zu durchsuchen.
Quelle ist die kontrollierte Hotelbibliothek
Die Unterlagen können aus vereinbarten Laufwerken, Ordnern oder Dokumentensystemen stammen. Der Zugriff übernimmt die Berechtigungen und Versionen der Quelle.
Verwandte Prozesselemente
Häufige Fragen
Woher bezieht die KI die Unterlagen?
Aus vereinbarten Ordnern, Laufwerken oder der Objektbibliothek mit den entsprechenden Berechtigungen.
Erkennt sie veraltete Dateien?
Sie kann Versionen, Datumsangaben und Status verwenden, sofern diese Informationen in der Quelle erhalten sind.
Wird die Unterlage automatisch an die Nachricht angehängt?
Nein. Der Vertriebsmitarbeiter wählt die Dateien vor dem Versand aus.
Berücksichtigt sie Vereinbarungen aus einem Telefonat?
Ja, sofern die Gesprächszusammenfassung als Teil des Anfragekontexts bereitgestellt wurde.