Le client voit immédiatement l’espace demandé
Au lieu de joindre toute la présentation de l’établissement, l’IA sélectionne quelques supports répondant directement aux besoins du brief.
Banquet sur la terrasse et salle en U
Le client souhaite voir l’espace extérieur en soirée et vérifier à quoi ressemble la configuration de la salle pour un atelier de direction.
Trois supports pertinents
L’IA trouve les photos de la terrasse, le plan de la salle adaptée et le forfait de restauration à jour, sans joindre de fichiers superflus.
- nom et version du support
- raison de sa pertinence pour la demande
- choix laissé au commercial
Le bon fichier, le bon contexte, moins de recherches
Le module utilise une bibliothèque approuvée. Les métadonnées, les versions et les dates permettent d’écarter les supports obsolètes et de limiter les résultats à ce qui aide réellement le client.
Explore la bibliothèque
Retrouve les photos et les documents par établissement, espace, service, langue et version.
Adapte au contexte de l’échange
Relie le brief et l’ébauche de réponse aux supports nécessaires à cette étape.
Suggère au moment du message
Affiche les fichiers recommandés là où le commercial prépare sa réponse ou son offre.
Comment l’IA sélectionne-t-elle les supports de l’offre ?
Analyse du brief
L’IA identifie les besoins du client et le périmètre du message en préparation.
Identification du format nécessaire
Elle détermine si une photo, un plan, une présentation, un menu ou un document contractuel sera utile.
Vérification de la bibliothèque
Elle recherche les fichiers à jour et approuvés, puis compare leurs descriptions et leurs règles d’utilisation.
Choix du collaborateur
Le commercial décide quels supports joindre et peut remplacer toute recommandation.
La bibliothèque conserve les versions et les règles d’utilisation
Une bonne recommandation nécessite plus qu’un nom de fichier. Le système doit connaître l’établissement, le périmètre, la langue, la version, la date de mise à jour et le statut d’approbation.
Sur quelles données l’IA s’appuie-t-elle ?
- brief du client et périmètre de l’offre
- ébauche de la réponse en préparation
- bibliothèque approuvée de photos et de documents
- versions, descriptions et règles d’utilisation des supports
Que reçoit l’équipe ?
- courte liste de fichiers pertinents
- raison de la recommandation de chaque support
- supports prêts à être ajoutés manuellement
Seul un fichier choisi en connaissance de cause est joint au message
Le commercial voit la recommandation, mais garde le contrôle des pièces jointes et de l’ensemble final transmis au client.
Le collaborateur choisit les supports, peut les ignorer ou les remplacer, puis valide l’intégralité du message avant son envoi.
Le module ne génère ni nouvelles photos ni nouveaux documents, ne modifie pas les fichiers sources, ne joint pas de ressources non approuvées et n’envoie pas de messages.
Moins de fichiers, de meilleures réponses
Le client reçoit des supports liés à sa question précise et à la variante d’offre concernée.
Le statut et la date contribuent à éviter l’envoi d’un ancien menu, plan ou présentation.
Le commercial choisit parmi une courte liste de recommandations au lieu de parcourir des dossiers et des disques.
La source est la bibliothèque contrôlée de l’hôtel
Les supports peuvent provenir de disques, de dossiers ou d’un système documentaire convenus. L’accès respecte les autorisations et les versions définies à la source.
Éléments associés du processus
Questions fréquentes
D’où l’IA récupère-t-elle les supports ?
De dossiers, de disques ou de la bibliothèque de l’établissement convenus et couverts par les autorisations appropriées.
Reconnaît-elle les fichiers obsolètes ?
Elle peut utiliser les versions, les dates et les statuts si ces informations sont conservées dans la source.
Le support est-il automatiquement ajouté au message ?
Non. Le commercial choisit les fichiers avant l’envoi.
Prend-elle en compte les éléments convenus par téléphone ?
Oui, si le résumé de l’échange a été partagé comme élément du contexte de la demande.