Die Saalspezifikation muss nicht manuell übertragen werden
Das Beispiel zeigt die Rolle dieses Moduls im Hotelprozess. Umfang der Quellen und verfügbaren Aktionen legen wir für die jeweilige Implementierung fest.
PDF als Bild
Der Vertrieb erhält die aktuelle Ausstattungsspezifikation als Scan. Die Suche in der Datei funktioniert nicht, und die Tabelle enthält mehrere Varianten für die Bestuhlung des Saals.
Lesbarer Inhalt und gekennzeichnete Unsicherheiten
OCR rekonstruiert die Tabelle, verknüpft die Daten mit der Datei und markiert Passagen, die geprüft werden müssen. Erst die freigegebene Version darf in das Angebotswissen einfließen; eine unleserliche Fußnote wird nicht in eine vermeintlich sichere Information umgewandelt.
- Durchsuchbarer Text
- Tabelle im strukturierten Format
- Verweis auf die Scan-Seite
Was umfasst dieses Modul?
Die Auslesung kann Richtlinien, Anleitungen, Preislisten und ausgewählte Formulare umfassen. Felder und erforderliche Genauigkeit legen wir für den jeweiligen Dokumenttyp fest, statt für jede Datei dasselbe Ergebnis zu versprechen.
Inhalte erkennen
Text in einem Bild wird für die Suche und weitere Tools zugänglich.
Struktur bewahren
Überschriften, Spalten und Tabellen helfen dabei, Werte aus verschiedenen Angebotsvarianten nicht zu verwechseln.
Prüfwarteschlange
Unsichere Felder werden mit dem Originalausschnitt des Dokuments an einen Mitarbeiter zurückgegeben.
Wie starten wir die Lösung?
Dokumente auswählen
Wir sammeln Beispiele, prüfen die Qualität und legen benötigte Felder sowie Ausschlüsse fest.
Auslesen und strukturieren
Wir erkennen Inhalt und Layout und verknüpfen das Ergebnis mit der Quelldatei.
Freigabe
Ein Mitarbeiter prüft unsichere Passagen, bevor das Ergebnis im Prozess verwendet wird.
Was fließt in das Modul hinein und was kommt heraus?
Wir trennen die Quelldaten vom Arbeitsergebnis des Tools. So wissen nachfolgende Module, welchen Kontext sie nutzen können.
Welche Daten nutzt die KI?
- Gescannte PDFs und Dokumentbilder
- Definition von Feldern oder Tabellen
- Regeln für die Ergebnisfreigabe
Was erhält das Team?
- Dokumenttext
- Strukturierte Felder und Tabellen
- Liste der zu prüfenden Passagen
Berechtigungen und Entscheidungen bleiben beim Hotel
Vor dem Start vereinbaren wir den Datenzugriff, die Verantwortlichen und den Umgang mit Ausnahmen.
Das Hotel entscheidet, welche Dokumente in das gemeinsame Wissen aufgenommen werden. Das Auslesen einer Datei bedeutet weder deren Freigabe noch die Bereitstellung für alle Mitarbeiter. Dokumente mit personenbezogenen Daten erfordern eine Einschränkung von Umfang und Zugriff.
OCR bewertet weder die Richtigkeit noch die Aktualität eines Dokuments. Verträge werden nicht verbindlich interpretiert und Zahlungen nicht ausgeführt. Ein schlechtes Foto kann einen erneuten Scan erfordern.
Was verändert sich im Arbeitsalltag?
Daten aus Dokumenten können genutzt werden, ohne jedes Feld manuell zu übertragen.
Mitarbeiter können prüfen, aus welchem Dokument eine Antwort stammt.
Mit welchen Quellen und Tools verbinden wir das Modul?
OCR ist ein Schritt zur Aufbereitung von Daten. Suche, Interpretation und Nutzung der Ergebnisse im Angebot gehören zu weiteren, separat definierten Modulen.
Verwandte Prozesselemente
Platz in der Implementierungsstrecke
Diese Verknüpfungen ergeben sich aus der Roadmap. Anforderungen bilden die Grundlage des jeweiligen Knotens, während Erweiterungen seine Möglichkeiten ausbauen. Das bedeutet nicht, dass alle nachfolgenden Module gleichzeitig gestartet werden müssen.
Module, die dieses Element erweitert
Häufige Fragen
Benötigt jedes PDF OCR?
Nein. Enthält die Datei eine korrekte Textebene, reicht häufig deren Auslesen. OCR ist vor allem für Scans und Fotos hilfreich.
Wie sieht es mit handschriftlichen Texten aus?
Möglichkeit und Qualität der Erkennung prüfen wir anhand von Beispielen. Wir gehen nicht davon aus, dass sich jedes handschriftliche Formular zuverlässig verarbeiten lässt.