Die nächste Veranstaltung, aber kein Gespräch von null an
Das Beispiel zeigt die Rolle dieses Moduls im Hotelprozess. Umfang der Quellen und verfügbaren Aktionen legen wir für die jeweilige Implementierung fest.
„Wir hätten gern eine ähnliche Aufteilung wie beim letzten Mal“
Der Veranstalter meldet sich nach einigen Monaten erneut. Der neue Ansprechpartner war am vorherigen Austausch nicht beteiligt, und die Details zu Raum und Kaffeepausen stehen in mehreren Nachrichten.
Kontext für den Vertriebsmitarbeiter
Der Index stellt den gesamten Thread, Datumsangaben und Dokumente bereit. Das Zusammenfassungsmodul kann daraus die Absprachen rekonstruieren, und Antwortvorschläge können einen Entwurf erstellen. Der historische Preis bleibt ein historischer Preis und ist kein aktuelles Angebot.
- Nachrichten zu Threads verknüpfen
- Links zu den Originalen
- Daten und Verfasser der Absprachen
Was umfasst dieses Modul?
Wir wählen die für den jeweiligen Prozess relevanten Postfächer, Ordner und den Zeitraum der Historie aus. Wir kopieren nicht automatisch die gesamte E-Mail-Kommunikation aller Mitarbeiter. Die Verarbeitung von Anhängen hängt von deren Format ab; Scans können OCR erfordern.
Thread-Historie
Teilnehmer und Reihenfolge der Nachrichten helfen dabei, einen Vorschlag von einer späteren Änderung zu unterscheiden.
Suche nach Bedeutung
Mitarbeiter finden Absprachen zu einer Veranstaltung, ohne sich an den genauen Betreff erinnern zu müssen.
Rollenbasierter Zugriff
Suchergebnisse berücksichtigen die vereinbarten Berechtigungen für Postfächer und Materialien.
Wie starten wir die Lösung?
Umfang auswählen
Wir legen Dienstkonten, Ordner, Zeitraum der Historie und Ausschlüsse von der Indexierung fest.
Abrufen und ordnen
Wir rufen Nachrichten und Metadaten ab, verknüpfen Threads und identifizieren Anhänge.
Aktualisierung und Zugriffstest
Wir prüfen neue Nachrichten, Löschungen und die für die einzelnen Rollen sichtbaren Inhalte.
Was fließt in das Modul hinein und was kommt heraus?
Wir trennen die Quelldaten vom Arbeitsergebnis des Tools. So wissen nachfolgende Module, welchen Kontext sie nutzen können.
Welche Daten nutzt die KI?
- Zugriff auf ausgewählte Postfächer
- Regeln für Aufbewahrung und Berechtigungen
- Nachrichten und unterstützte Anhänge
Was erhält das Team?
- Durchsuchbarer Thread-Index
- Metadaten und Quellenlinks
- Kontext für Zusammenfassungen und den E-Mail-Assistenten
Berechtigungen und Entscheidungen bleiben beim Hotel
Vor dem Start vereinbaren wir den Datenzugriff, die Verantwortlichen und den Umgang mit Ausnahmen.
Das Hotel legt den Umfang der E-Mail-Kommunikation und die zu ihrer Nutzung berechtigten Personen fest. Private Ordner und für den Prozess nicht benötigte Korrespondenz können ausgeschlossen werden. Synchronisierungsintervalle und Regeln zum Löschen von Kopien legen wir vor dem Start fest.
Der Index versendet keine E-Mails, genehmigt keine Angebote und macht nicht jede historische Aussage zu einer verbindlichen Vorgabe. Unsichere oder widersprüchliche Absprachen sollten an einen Mitarbeiter zurückgegeben werden.
Was verändert sich im Arbeitsalltag?
Absprachen sind auch dann verfügbar, wenn ein anderer Ansprechpartner den Vorgang übernimmt.
Weitere Module nutzen die Historie, statt den Gast um eine Wiederholung der Informationen zu bitten.
Mit welchen Quellen und Tools verbinden wir das Modul?
Der Umfang des Lesezugriffs hängt vom E-Mail-Anbieter und den Administratorberechtigungen ab. Indexierung, Thread-Zusammenfassung und Antwortversand sind drei Funktionen, die jeweils separat abgestimmt werden.
Verwandte Prozesselemente
Platz in der Implementierungsstrecke
Diese Verknüpfungen ergeben sich aus der Roadmap. Anforderungen bilden die Grundlage des jeweiligen Knotens, während Erweiterungen seine Möglichkeiten ausbauen. Das bedeutet nicht, dass alle nachfolgenden Module gleichzeitig gestartet werden müssen.
Module, die dieses Element benötigen
Module, die dieses Element erweitert
Häufige Fragen
Wird die KI Zugriff auf jedes Postfach haben?
Nein. Wir verbinden ausschließlich abgestimmte Konten und Ordner – mit individuellen Einschränkungen für einzelne Nutzer.
Umfasst der Index auch ältere Nachrichten?
Ja, sofern das E-Mail-System sie bereitstellt und das Hotel den Zeitraum festlegt. Neue Nachrichten werden gemäß dem Synchronisierungsplan hinzugefügt.