Otro evento, pero no una conversación desde cero
El ejemplo muestra el papel de este módulo en un proceso hotelero. El alcance de las fuentes y las acciones disponibles se define para cada implementación.
«Nos gustaría una configuración similar a la anterior»
El organizador vuelve varios meses después. El nuevo responsable no participó en el intercambio anterior, y los detalles de la sala y las pausas para el café aparecen en varios mensajes.
Contexto listo para el comercial
El índice proporciona el hilo completo, las fechas y los documentos. El módulo de resumen puede reconstruir los acuerdos a partir de esta información y las sugerencias de respuesta pueden preparar un borrador. El precio histórico sigue siendo histórico, no una oferta actual.
- Agrupación de mensajes en hilos
- Enlaces a los originales
- Fechas y autores de los acuerdos
¿Qué incluye este módulo?
Seleccionamos las bandejas, carpetas y el periodo histórico útil para cada proceso. No copiamos automáticamente todo el correo de todos los empleados. El contenido de los archivos adjuntos requiere gestionar su formato; los documentos escaneados pueden necesitar OCR.
Historial del hilo
Los participantes y el orden de los mensajes permiten distinguir una propuesta de una modificación posterior.
Búsqueda por significado
El empleado encuentra acuerdos sobre un evento sin recordar el asunto exacto del mensaje.
Acceso limitado por rol
Los resultados de búsqueda respetan los permisos acordados para las bandejas y los materiales.
¿Cómo ponemos en marcha la solución?
Selección del alcance
Definimos las cuentas de servicio, las carpetas, el periodo histórico y las exclusiones de la indexación.
Lectura y organización
Descargamos los mensajes y metadatos, agrupamos los hilos e identificamos los archivos adjuntos.
Actualización y prueba de acceso
Comprobamos los mensajes nuevos, las eliminaciones y lo que puede ver cada rol.
¿Qué entra en el módulo y qué sale de él?
Separamos el material de origen del resultado del trabajo de la herramienta. Así, los módulos posteriores saben con qué contexto pueden trabajar.
¿Qué utiliza la IA?
- Acceso a las bandejas indicadas
- Reglas de conservación y permisos
- Mensajes y archivos adjuntos compatibles
¿Qué recibe el equipo?
- Índice consultable de hilos
- Metadatos y enlaces a las fuentes
- Contexto para resúmenes y el asistente de correo
El hotel conserva los permisos y las decisiones
Antes de la puesta en marcha, acordamos el acceso a los datos, las personas responsables y la gestión de excepciones.
El hotel define el alcance del correo y las personas autorizadas para utilizarlo. Las carpetas privadas y la correspondencia innecesaria para el proceso pueden excluirse. La frecuencia de sincronización y las reglas para eliminar copias se acuerdan antes de la puesta en marcha.
El índice no envía correos, no aprueba propuestas ni convierte cada afirmación histórica en un procedimiento obligatorio. Los acuerdos inciertos o contradictorios deben volver a un empleado.
¿Qué cambia en el trabajo diario?
Los acuerdos siguen disponibles incluso cuando otro responsable se hace cargo del caso.
Los módulos siguientes utilizan el historial en lugar de pedir al cliente que repita la información.
¿Con qué fuentes y herramientas conectamos el módulo?
El alcance de la lectura depende del proveedor de correo y de los permisos del administrador. El índice, el resumen del hilo y el envío de respuestas son tres funciones que se acuerdan por separado.
Elementos relacionados del proceso
Lugar en el recorrido de implementación
Estas relaciones se derivan de la hoja de ruta. Los requisitos son la base de cada nodo y los complementos amplían sus posibilidades. Esto no significa que haya que activar todos los módulos posteriores a la vez.
Módulos que requieren este elemento
Módulos que este elemento enriquece
Preguntas más frecuentes
¿La IA tendrá acceso a todos los buzones?
No. Solo conectamos las cuentas y carpetas acordadas, con restricciones para cada usuario.
¿El índice incluye mensajes antiguos?
Puede incluirlos si el sistema de correo los pone a disposición y el hotel aprueba el periodo histórico. Los mensajes nuevos se incorporan según el calendario de sincronización.