Deux instructions ne devraient pas produire deux réponses
Cet exemple montre le rôle de ce module dans un processus hôtelier. Le périmètre des sources et des actions disponibles est défini pour chaque intégration.
Documents dispersés entre les équipes
La procédure actuelle se trouve sur un disque partagé, mais une ancienne copie est toujours accessible dans un autre dossier. L’assistant ne devrait pas traiter les deux versions comme équivalentes.
Une connaissance avec son propriétaire et sa version
L’index inclut le dossier source indiqué et conserve les informations de mise à jour. Un document retiré peut être déconnecté de l’IA sans supprimer le fichier du disque. Des règles distinctes définissent l’accès des employés et des canaux destinés aux clients.
- Périmètre des sources approuvé
- Versions et liens
- Contrôle des autorisations
Que couvre ce module ?
Cette source couvre les supports absents du site web et des systèmes principaux. Elle peut inclure des documents stockés dans Microsoft 365, Google Workspace ou un autre référentiel convenu. Nous vérifions les modalités précises de connexion avant le déploiement.
Plusieurs sources
L’équipe trouve les informations nécessaires sans devoir mémoriser l’arborescence des dossiers.
Traçabilité de la source
Chaque résultat peut être associé à un document et à la date de sa consultation.
Exclusion de contenus
Un document de travail ou obsolète ne doit pas nécessairement apparaître dans les réponses de l’IA.
Comment mettons-nous la solution en place ?
Inventaire
Nous sélectionnons les référentiels, les propriétaires des contenus et les documents réellement utiles au processus.
Indexation
Nous lisons les formats pris en charge, les métadonnées et les autorisations ; les documents numérisés sont traités par OCR.
Maintenance des connaissances
Nous testons les mises à jour, le retrait des contenus et l’accès depuis différents rôles utilisateurs.
Quelles données entrent dans le module et qu’en ressort-il ?
Nous séparons les sources des résultats produits par l’outil. Les modules suivants savent ainsi de quel contexte ils peuvent tenir compte.
Sur quelles données l’IA s’appuie-t-elle ?
- Dossiers et bases de connaissances sélectionnés
- Autorisations d’accès aux documents
- Règles de gestion des versions
Que reçoit l’équipe ?
- Index de connaissances supplémentaires
- Résultats avec références aux sources
- Contexte pour les outils suivants
Les autorisations et les décisions restent du ressort de l’hôtel
Avant le lancement, nous convenons de l’accès aux données, des personnes responsables et de la gestion des exceptions.
L’hôtel désigne les propriétaires des contenus. Les documents internes ne deviennent pas automatiquement accessibles aux clients simplement parce que l’IA les utilise. La connexion d’une source nécessite un accord distinct sur ses destinataires.
L’index ne rédige pas lui-même les documents et ne tranche pas entre des procédures contradictoires. Une absence d’accès, un format non pris en charge ou une ancienne version doivent être signalés, et non dissimulés par une réponse générée.
Qu’est-ce qui change au quotidien ?
Les instructions peuvent aider l’assistant, le guide client et le processus de préparation des offres.
Les mises à jour peuvent s’appuyer sur une source indiquée plutôt que sur plusieurs bases gérées manuellement.
À quelles sources et quels outils le module se connecte-t-il ?
L’intégration respecte les limites convenues pour la source. La synchronisation des autorisations, suppressions et changements de version fait partie du projet ; elle n’est pas laissée à une configuration par défaut.
Éléments associés du processus
Sa place dans le parcours d’intégration
Ces liens découlent de la feuille de route. Les prérequis constituent la base du nœud concerné, tandis que les enrichissements en étendent les possibilités. Cela ne signifie pas qu’il faut activer tous les modules suivants en même temps.
Modules qui nécessitent cet élément
Modules enrichis par cet élément
Questions fréquentes
Tous les documents seront-ils accessibles aux clients ?
Non. Les périmètres de connaissances destinés aux clients, aux employés et aux responsables sont séparés selon les besoins et les autorisations.
Devons-nous déplacer les fichiers vers un nouveau disque ?
Pas nécessairement. L’objectif est de connecter les sources existantes et convenues ; nous vérifions les possibilités techniques pour les systèmes utilisés.