Dos instrucciones no deberían generar dos respuestas
El ejemplo muestra el papel de este módulo en un proceso hotelero. El alcance de las fuentes y las acciones disponibles se define para cada implementación.
Documentos distribuidos entre equipos
El procedimiento actual está en un disco compartido, pero todavía se puede encontrar una copia anterior en otra carpeta. El asistente no debería tratar ambas versiones como equivalentes.
Conocimiento con propietario y versión
El índice incluye la carpeta de origen indicada y conserva los datos de actualización. Un documento retirado puede desconectarse de la IA sin borrar el archivo del disco. Unas reglas independientes definen el acceso del personal y de los canales para huéspedes.
- Alcance de las fuentes aprobado
- Versiones y referencias
- Control de permisos
¿Qué incluye este módulo?
Es una fuente para materiales que no están en la web ni en los sistemas básicos. Puede incluir documentos de Microsoft 365, Google Workspace u otro repositorio acordado. Comprobamos la forma concreta de conexión antes de la implementación.
Múltiples fuentes
El equipo encuentra el conocimiento que necesita sin tener que recordar la estructura de las carpetas.
Trazabilidad del origen
Cada resultado puede vincularse a un documento y a la fecha en que se consultó.
Exclusión de contenido
El material de trabajo u obsoleto no tiene por qué aparecer en las respuestas de IA.
¿Cómo ponemos en marcha la solución?
Inventario
Seleccionamos los repositorios, los propietarios del contenido y los documentos que realmente ayudan en el proceso.
Indexación
Leemos los formatos compatibles, los metadatos y los permisos; enviamos los escaneos al OCR.
Mantenimiento del conocimiento
Probamos las actualizaciones, la retirada de materiales y el acceso desde distintos roles de usuario.
¿Qué entra en el módulo y qué sale de él?
Separamos el material de origen del resultado del trabajo de la herramienta. Así, los módulos posteriores saben con qué contexto pueden trabajar.
¿Qué utiliza la IA?
- Carpetas y bases de conocimiento seleccionadas
- Permisos de los documentos
- Reglas de versionado
¿Qué recibe el equipo?
- Índice de conocimiento adicional
- Resultados con referencias a las fuentes
- Contexto para las herramientas posteriores
El hotel conserva los permisos y las decisiones
Antes de la puesta en marcha, acordamos el acceso a los datos, las personas responsables y la gestión de excepciones.
El hotel designa a los propietarios del contenido. Los documentos internos no pasan a estar disponibles automáticamente para los huéspedes solo porque los utilice la IA. La conexión de una fuente requiere acordar por separado quiénes serán sus destinatarios.
El índice no redacta documentos por sí solo ni resuelve procedimientos contradictorios. La falta de acceso, un formato no compatible o una versión antigua deben ser visibles, no quedar ocultos tras una respuesta generada.
¿Qué cambia en el trabajo diario?
Las instrucciones pueden ayudar al asistente, a la guía para huéspedes y al proceso de preparación de ofertas.
Las actualizaciones pueden basarse en una fuente indicada, en lugar de en varias bases mantenidas manualmente.
¿Con qué fuentes y herramientas conectamos el módulo?
La integración respeta las limitaciones acordadas para la fuente. La forma de sincronizar permisos, eliminaciones y cambios de versión forma parte del proyecto; no se deja como una configuración predeterminada.
Elementos relacionados del proceso
Lugar en el recorrido de implementación
Estas relaciones se derivan de la hoja de ruta. Los requisitos son la base de cada nodo y los complementos amplían sus posibilidades. Esto no significa que haya que activar todos los módulos posteriores a la vez.
Módulos que requieren este elemento
Módulos que este elemento enriquece
- Plataforma de IA
- Central de Comunicación
- Análisis de la oferta
- Análisis de mercado
- Señales de compra
- Auditoría de fuentes
Ver el resto de relaciones (6)
Preguntas más frecuentes
¿Estarán todos los documentos disponibles para los huéspedes?
No. Separamos el alcance del conocimiento para huéspedes, empleados y managers según sus necesidades y permisos.
¿Tenemos que trasladar los archivos a un disco nuevo?
No necesariamente. El objetivo es conectar las fuentes existentes y acordadas; comprobamos las posibilidades técnicas para los sistemas utilizados.