Zwei Anleitungen sollten nicht zu zwei Antworten führen
Das Beispiel zeigt die Rolle dieses Moduls im Hotelprozess. Umfang der Quellen und verfügbaren Aktionen legen wir für die jeweilige Implementierung fest.
Auf mehrere Teams verteilte Dokumente
Das aktuelle Verfahren liegt auf einem gemeinsamen Laufwerk, eine ältere Kopie ist jedoch noch in einem anderen Ordner zu finden. Der Assistent sollte beide Versionen nicht als gleichwertig behandeln.
Wissen mit Zuständigkeit und Version
Der Index umfasst den angegebenen Quellordner und bewahrt die Aktualisierungsdaten. Ein zurückgezogenes Dokument kann von der KI getrennt werden, ohne die Datei vom Laufwerk zu löschen. Separate Regeln legen den Zugriff für Mitarbeitende und Gästekanäle fest.
- Freigegebener Quellenumfang
- Versionen und Verweise
- Berechtigungskontrolle
Was umfasst dieses Modul?
Diese Quelle ist für Materialien gedacht, die weder auf der Website noch in den Basissystemen vorhanden sind. Dazu können Dokumente in Microsoft 365, Google Workspace oder einem anderen vereinbarten Repository gehören. Die konkrete Anbindung prüfen wir vor der Einführung.
Mehrere Quellen
Das Team findet benötigtes Wissen, ohne sich die Ordnerstruktur merken zu müssen.
Nachvollziehbare Herkunft
Jedes Ergebnis lässt sich einem Dokument und dem Datum seines Abrufs zuordnen.
Inhalte ausschließen
Arbeitsmaterialien oder veraltete Inhalte müssen nicht in KI-Antworten einfließen.
Wie starten wir die Lösung?
Bestandsaufnahme
Wir wählen Repositories, Inhaltsverantwortliche und Dokumente aus, die den Prozess tatsächlich unterstützen.
Indexierung
Wir lesen unterstützte Formate, Metadaten und Berechtigungen aus; Scans leiten wir an die OCR weiter.
Wissenspflege
Wir testen Aktualisierungen, das Zurückziehen von Materialien und den Zugriff aus verschiedenen Nutzerrollen.
Was fließt in das Modul hinein und was kommt heraus?
Wir trennen die Quelldaten vom Arbeitsergebnis des Tools. So wissen nachfolgende Module, welchen Kontext sie nutzen können.
Welche Daten nutzt die KI?
- Ausgewählte Ordner und Wissensdatenbanken
- Dokumentberechtigungen
- Versionsregeln
Was erhält das Team?
- Index des zusätzlichen Wissens
- Ergebnisse mit Quellenverweisen
- Kontext für weitere Tools
Berechtigungen und Entscheidungen bleiben beim Hotel
Vor dem Start vereinbaren wir den Datenzugriff, die Verantwortlichen und den Umgang mit Ausnahmen.
Das Hotel benennt die Inhaltsverantwortlichen. Interne Dokumente werden nicht automatisch für Gäste zugänglich, nur weil die KI sie nutzt. Die Anbindung einer Quelle erfordert eine separate Abstimmung über die Empfänger.
Der Index redigiert Dokumente nicht selbst und entscheidet nicht über widersprüchliche Verfahren. Fehlender Zugriff, ein nicht unterstütztes Format oder eine alte Version sollten sichtbar sein und nicht durch eine generierte Antwort verborgen werden.
Was verändert sich im Arbeitsalltag?
Anleitungen können den Assistenten, den Gästeinformator und die Angebotserstellung unterstützen.
Aktualisierungen können auf einer festgelegten Quelle statt auf mehreren manuell gepflegten Datenbanken basieren.
Mit welchen Quellen und Tools verbinden wir das Modul?
Die Integration berücksichtigt die vereinbarten Einschränkungen der Quelle. Die Synchronisierung von Berechtigungen, Löschungen und Versionsänderungen ist Teil des Projekts und keine standardmäßig vorausgesetzte Funktion.
Verwandte Prozesselemente
Platz in der Implementierungsstrecke
Diese Verknüpfungen ergeben sich aus der Roadmap. Anforderungen bilden die Grundlage des jeweiligen Knotens, während Erweiterungen seine Möglichkeiten ausbauen. Das bedeutet nicht, dass alle nachfolgenden Module gleichzeitig gestartet werden müssen.
Module, die dieses Element benötigen
Module, die dieses Element erweitert
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Häufige Fragen
Werden alle Dokumente für Gäste zugänglich sein?
Nein. Den Wissensumfang für Gäste, Mitarbeitende und Manager trennen wir entsprechend dem Bedarf und den Berechtigungen.
Müssen wir Dateien auf ein neues Laufwerk verschieben?
Nicht unbedingt. Ziel ist die Anbindung bestehender, abgestimmter Quellen. Die technischen Möglichkeiten prüfen wir für die eingesetzten Systeme.