Bestätigte Absprachen werden zur PMS-Struktur
Das Modul wählt keine Variante für den Gast aus. Es arbeitet erst mit dem vereinbarten Termin, den verfügbaren Zimmern und der bestätigten Aufenthaltsstruktur.
Gruppenreservierung für zwei Nächte
Der Gast bestätigte 22 Einzelzimmer und 8 Doppelzimmer, die An- und Abreisedaten sowie die Daten des Rechnungsempfängers.
Reservierung zur Kontrolle bereit
Die KI strukturiert Zimmer, Gästezahl, Zahlungspflichtigen und Hinweise und kennzeichnet die fehlende Namensliste zur späteren Ergänzung.
- Felder gemäß PMS-Struktur
- Klar gekennzeichnete Lücken
- Speicherung erst nach Bestätigung
Reservierungsentwurf statt automatischer Zusage
Bereit bedeutet: Die vollständige Struktur kann geprüft werden. Der finale Eintrag und der Reservierungsstatus richten sich weiterhin nach den PMS-Regeln und den Berechtigungen der Mitarbeitenden.
Strukturiert die Angaben
Überträgt Absprachen in Termine, Zimmertypen, Gästezahl, Zahlungspflichtigen und erforderliche Hinweise.
Prüft die Vollständigkeit
Vergleicht die Daten mit den PMS-Anforderungen und kennzeichnet fehlende Elemente vor der Speicherung.
Speichert nach Freigabe
Nach der Prüfung durch Mitarbeitende übergibt die KI die vorbereitete Reservierung an das zuständige System.
Wie entsteht ein Reservierungsentwurf?
Bestätigte Variante übernehmen
Die KI liest die vereinbarten Termine, verfügbaren Ressourcen und die finale Aufenthaltsstruktur aus.
Daten strukturieren
Ordnet Zimmer, Gäste, buchende Person, Zahlungspflichtigen und Hinweise den vom PMS geforderten Feldern zu.
Fehlende Angaben prüfen
Zeigt eine Zusammenfassung sowie widersprüchliche oder später zu ergänzende Daten.
Freigeben und speichern
Eine berechtigte Person prüft den Entwurf und startet erst danach die Speicherung im PMS.
Absprachen müssen mit den verfügbaren Ressourcen übereinstimmen
Der Entwurf verbindet den bestätigten Umfang mit dem Verfügbarkeitsergebnis. Ein Konflikt bei Termin, Struktur oder erforderlichen Daten stoppt die Speicherung und wird an Mitarbeitende zurückgegeben.
Welche Daten nutzt die KI?
- Bestätigte An- und Abreisetermine
- Ausgewählte und verfügbare Zimmer
- Gäste- und Belegungsstruktur
- Gästedaten und vom PMS geforderte Felder
Was erhält das Team?
- Vollständiger Reservierungsentwurf
- Liste fehlender Angaben und Konflikte
- Kontrollierte Speicherung im PMS nach Freigabe
Vor der Speicherung sehen Mitarbeitende die gesamte Struktur
Fehlende oder widersprüchliche Daten blockieren den Vorgang. Mitarbeitende können den Entwurf korrigieren oder zu einer früheren Prozessstufe zurückkehren.
Eine berechtigte Person prüft den Entwurf, ergänzt Ausnahmen und gibt die Speicherung der Reservierung im PMS frei.
Das Modul wählt weder selbstständig einen Termin noch verhandelt es Preise, bestätigt nicht verfügbare Ressourcen oder speichert Reservierungen vor der Freigabe.
Reservierungen ohne manuelles Übertragen vorbereiten
Termine, Zimmer, Gäste und Zahlungspflichtiger sind gemäß den PMS-Anforderungen geordnet.
Das System zeigt Abweichungen und verhindert, dass fehlende Daten in einer unklaren Notiz verborgen bleiben.
Die Reservierung wird erst nach der Prüfung durch eine berechtigte Person ins PMS übertragen.
Das PMS ist Quelle der Verfügbarkeit und Ziel der finalen Speicherung
Das Modul nutzt die bestätigte Verfügbarkeitsvariante und die Feldstruktur des jeweiligen PMS. Der mögliche Speicherumfang hängt von der Integration und den Berechtigungen ab.
Verwandte Prozesselemente
Häufige Fragen
Worin unterscheidet es sich von Verfügbarkeitsvorschlägen?
Vorschläge zeigen mögliche Varianten. Dieses Modul erstellt aus bereits bestätigten Absprachen eine Reservierungsstruktur.
Kann es eine Gruppenreservierung vorbereiten?
Ja, sofern die PMS-Integration die entsprechende Struktur unterstützt.
Was passiert bei einer fehlenden Gästeliste?
Die Lücke wird klar gekennzeichnet. Der Entwurf kann die Struktur bewahren, ohne personenbezogene Daten zu erfinden.
Wird die Reservierung automatisch ins PMS übertragen?
Erst nach der Prüfung und Freigabe durch eine berechtigte Person.